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Asistente Virtual: Todo lo que necesitas saber sobre productividad

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¿Quieres aprender sobre la productividad que proporciona un asistente virtual?

Has venido al lugar correcto.

¡Te mostraremos por qué los asistentes virtuales pueden ser increíblemente productivos y destacaremos algunos consejos y herramientas para aumentar la productividad!

Cómo los asistentes virtuales aumentan la productividad de tu empresa

Los asistentes virtuales pueden ayudarte a administrar toneladas de actividades, que van desde manejar tareas administrativas hasta cargar tweets en las redes sociales.

Pero ¿Cómo mejoran la productividad de una empresa?

Así es cómo

1. Permiten que las empresas se centren en lo que hacen mejor

Cada empresa tiene sus competencias básicas.

Ya sea que se trate de desarrollo de software o marketing de contenido, todas las empresas tienen algunas actividades críticas por las que son conocidas.

Sin embargo, esas no son las únicas actividades que realizan. También pueden tener que lidiar con una variedad de tareas como:

  • Entrada de datos
  • Contabilidad y teneduría de libros
  • Gestión de redes sociales
  • Manejo de llamadas telefónicas de clientes
  • Investigación de mercado
  • ¡Y muchos más!

Si bien todas estas son actividades necesarias, no es obligatorio que se realicen internamente. Asignar estas tareas a tus empleados internos no les dará suficiente tiempo para concentrarse en tareas que son mucho más críticas para la empresa.

En su lugar, contrata a un asistente virtual con las habilidades adecuadas para que haga el trabajo por ti. Como son expertos en lo que hacen, pueden administrar fácilmente estas tareas, lo que da tiempo para que te concentres en las actividades comerciales principales que deben realizarse personalmente.

2. Los asistentes virtuales son eficientes en lo que hacen

Como los asistentes virtuales solo trabajan en las tareas para las que se les contrata, no se distraerán con ninguna otra actividad de tu empresa. Además, como solo se les contrata para una tarea específica en la que ya son expertos, no es necesario que gastes tiempo y recursos valiosos en capacitarlos.

Aquí hay dos actividades comerciales comunes que los asistentes virtuales pueden manejar para hacer que sus procesos de trabajo sean más eficientes

Tres simples consejos para ayudar a tus asistentes virtuales a ser más productivos

A. Entrada y gestión de datos

La entrada de datos es una de las tareas en las que mas invierten tiempo todas las empresas. Contratar empleados de tiempo completo para hacer esto no es práctico por dos razones:

  • Tendrás que invertir tiempo y dinero para capacitarlos para el trabajo
  • Estas actividades pueden realizarse en horarios fraccionados y a distancia; tus empleados de tiempo completo estarían mejor trabajando en otras actividades más críticas.

En cambio, ¿por qué no subcontratar a un asistente virtual que tenga experiencia en la entrada y gestión de datos?

Como son profesionales, no tendrás que capacitarlos, ¡pueden comenzar a trabajar en la tarea de inmediato!

Además, utilizarán las herramientas y los métodos adecuados para organizar y analizar tus datos por sí mismos. De esta forma, la tarea se realiza de manera eficiente sin que tengas que perder mucho tiempo y otros recursos.

B. Manejo de correos electrónicos y llamadas telefónicas

La mayoría de las empresas reciben cientos de correos electrónicos y llamadas todos los días.

¡Tratar de manejar esto por ti mismo te llevará mucho tiempo!

Pero no puedes desperdiciar tus horas de trabajo respondiendo llamadas y correos electrónicos, ¿verdad? ¿Cuándo tendrás tiempo para trabajar realmente?

Al contratar a un asistente virtual para administrar tus correos electrónicos y llamadas, pueden clasificar rápidamente tu correspondencia diaria para ayudarte a abordar los asuntos más importantes. De esta manera, te resultará fácil concentrarte únicamente en los mensajes relevantes, lo que te evitará la molestia de administrar una bandeja de entrada o un registro de llamadas desordenado.

Mantener el enfoque como asistente virtual puede ser difícil.

Pueden estar haciendo malabares con diferentes tareas y responsabilidades sin tener un espacio de oficina. Además, como la mayoría estan en casa, su vida personal puede interferir con sus horas de trabajo.

Afortunadamente, aquí hay algunas formas en las que puedes ayudar a tus asistentes virtuales a mantener sus niveles de productividad:

1. Anímelos a hacer preguntas

Una de las formas más sencillas de ayudar a un asistente virtual a ser más productivo es brindarle claridad sobre el trabajo que está haciendo.

Y la forma más rápida de hacerlo es animarlos a hacer preguntas.

Piénsalo.

Puede que solo sea una pequeña duda, pero ¿y si esa pregunta trivial les impide hacer su trabajo?

Al animarlos a hacer preguntas, les estás dando un espacio abierto para despejar cualquier duda sobre su trabajo. De esta manera, tus asistentes virtuales no tendrán que perder tiempo averiguando la respuesta ellos mismos; tu puedes intervenir rápidamente y ayudarlos a continuar con la tarea sin problemas.

2. Establezca metas y plazos claros

Establecer objetivos y plazos claros es una forma inteligente de impulsar la productividad del asistente virtual.

Sin metas y fechas límites claras, tus VA pueden tener dificultades para:

  • Comprender el objetivo detrás del trabajo o proyectos particulares de un cliente
  • Organizar su carga de trabajo y sus horarios
  • Medir la urgencia de un proyecto en particular

Establecer metas y fechas límites también puede ayudarlos a priorizar las tareas, lo que aumentan sus habilidades de administración del tiempo y su eficiencia.

3.Haz que tus asistentes virtuales se sientan parte de un equipo

Trabajar desde casa o desde cualquier otra ubicación remota dificulta que los asistentes virtuales se conecten con tu empresa. Como no están trabajando en tus oficinas, pueden sentirse aislados y desconectados del equipo, lo que afecta su motivación para desempeñarse bien.

Si realmente deseas aumentar la productividad de tu asistente virtual, considera invertir algo de tiempo y esfuerzo en construir una relación personal con ellos para que se sientan parte de un equipo.

Empieza por realizar videoconferencias semanales con tus equipos de asistentes virtuales. También puedes reconocer sus logros y esfuerzos aquí.

Al asegurarte de que contribuyan activamente a tu equipo, y que no sean solo trabajadores remotos, los harás sentir más interesados en su trabajo y en tu empresa. Esto los motivará a esforzarse más y realizar sus tareas con facilidad.

Estos son solo algunos de los beneficios de contratar un asistente virtual para tu negocio

1. Los asistentes virtuales son una alternativa rentable

Si deseas un impacto menor en tu presupuesto, un asistente virtual es una excelente manera de disminuir gastos.

Al contratar un asistente virtual, evitarás muchos gastos adicionales. Gastos como alquiler, Internet, sueldo y beneficios de sueldo. Todos sabemos que los empleados regulares a tiempo completo cuestan mucho más.

2. Los asistentes virtuales son trabajadores flexibles y con múltiples talentos

Atrás quedó el tiempo en que un asistente personal era el que levantaba el teléfono y preparaba el café. Hoy en día, en este grupo de trabajadores puedes encontrar multiples talentos para realizar aquellas tareas que necesitas.

Algunas de las habilidades más solicitadas son programar y organizar reuniones, organizar viajes de negocios, marketing en redes sociales, marketing de contenidos, diseño web, SEO, transcripción de audio, etc.

3. Los asistentes virtuales aumentan la productividad

Las tareas innecesarias son las peores cuando necesitas concentrarte en aquello en lo que eres bueno, en este caso, hacer crecer una nueva empresa. Los asistentes virtuales se encargan de realizar todas aquellas tareas repetitivas y que involucran procesos que indudablemente se pueden delegar.

4. Adaptabilidad laboral

Puedes contratar un asistente virtual en el momento exacto en que lo necesites. Estas personas no siempre están en oficinas. También trabajan desde casa, donde tienen su computadora e Internet. Y dedicarán el tiempo necesario que se les solicite para realizar el trabajo con éxito.

5. Menos o ningún riesgo económico

Al iniciar una empresa, el crecimiento es el objetivo número uno. Pero escalar puede volverse problemático cuando no tienes un presupuesto estable. Al contratar un asistente virtual, tus activos son menos vulnerables a los riesgos.

6. Menos estrés laboral

Todos necesitamos un descanso del exceso de trabajo. Nadie quiere trabajar o administrar un negocio con exceso de trabajo y estresado por tareas que se pueden delegar.

Los asistentes virtuales pueden brindarte esa flexibilidad y apoyo para manejar cada día laboral. Los asistentes virtuales son el nuevo recurso y la munición clasificada de las empresas exitosas.

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