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RPA en la gestión de recursos humanos

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Introducción a RPA en la gestión de recursos humanos

Antes de empezar en detalle con nuestro artículo acerca de RPA en Gestión de Recursos Humanos, es fundamental conocer el escenario actual.

En este momento, las empresas estan experimentado un cambio importante de tecnologías obsoletas a tecnologías nuevas. La transformación ha surgido a un ritmo tremendo y las organizaciones que quieren tener éxito tienen que adaptarse a este cambio, o de lo contrario quedarán inactivas.

¿Sabías esto?

El 93% del tiempo que dedican los empleados de recursos humanos a tareas repetitivas y el 65% de los procesos basados en reglas que usan en oficinas tienen el potencial de ser automatizados.

Si se quiere sobrevivir a las duras condiciones comerciales de la actualidad, las empresas deben automatizar sus tareas repetitivas. Esta es la única forma en que pueden liberar más tiempo para que los empleados puedan dedicar sus habilidades a actividades comerciales más importantes. Es por eso que; la tecnología RPA se ha vuelto necesaria en el Departamento de Recursos Humanos.

¿Qué es RPA en el Departamento de Recursos Humanos?

La RPA, también denominada Automatización de procesos robóticos, es el uso de tecnología robótica por parte de las empresas para automatizar varias tareas repetitivas.

En las operaciones de Recursos Humanos, esto no implica que los robots tomen decisiones. Los procesos de recursos humanos que pueden simplificarse mediante RPA incluyen relaciones con los empleados, capacitación y desarrollo de contratación, beneficios, compensación, y actividades generales de oficina.

Al implementar RPA en la gestión de recursos humanos, se reduce significativamente el tiempo que los empleados dedican a diversas tareas, lo que les permite centrarse en actividades de mayor productividad, como el desarrollo de talento y la implementación de nuevas y eficientes políticas.

Como resultado, se consigue un aumento de la productividad en diferentes áreas dentro del Departamento de RRHH. RPA usa varios robots para manejar estas tareas; de esta manera, una organización adquiere una fuerza laboral virtual completamente funcional.

¿Qué impulsa a las organizaciones a adoptar RPA en la gestión de recursos humanos?

El potencial que ofrece la tecnología RPA para las empresas a través de la división de recursos humanos es inmenso, y la mayor parte está probado. Los beneficios clave de RPA en el Departamento de Recursos Humanos se pueden resumir a continuación:

  • Bajo riesgo y fácil integración: RPA es una tecnología no invasiva de bajo riesgo que se puede integrar fácilmente con el sistema existente, lo que permite al equipo de RR.HH. crear una plataforma para crecer continuamente con el desarrollo de nuevos algoritmos y herramientas de aprendizaje automático.
  • Mayor productividad: RPA puede liberar a los trabajadores humanos para que se centren más en tareas de alto valor, y contribuyan directamente a los objetivos estratégicos generales de la empresa, aumentando así la productividad general.
  • Escalabilidad: el costo por esfuerzo de RPA es insignificantemente bajo cuando se opera a gran escala y aumenta o disminuye según las demandas del sistema, lo que conduce a cero o ningún desperdicio de esfuerzos o tiempo de inactividad para el sistema en su conjunto.
  • Precisión: ofrece resultados precisos cuando se trata de análisis de datos, todo debido a su supremacía computacional que supera con creces a sus homólogos humanos.
  • Duración: los proyectos de RPA duran de 9 a 12 meses con un retorno de la inversión del 30% al 200% en el primer año.
  • Fiabilidad: Pueden trabajar 24/7/365 y no requieren bajas por enfermedad.
  • Flexibilidad: RPA es una herramienta independiente de la industria que sigue un procedimiento bien programado independientemente del entorno de implementación.

¿Cómo implementar RPA en la gestión de recursos humanos?

  • Medir el alcance del proyecto de RPA en recursos humanos 

El primer paso, que es definir el alcance del proyecto, implica identificar una lista pequeña y manejable de procesos de recursos humanos que se beneficiarían de la automatización. La mejor forma es identificar algunas corrientes que tienen tareas repetitivas; esto minimizará el riesgo y maximizará el beneficio de la compra.

  • Determinar el costo operativo de los recursos humanos de referencia para calcular los beneficios totales obtenidos de la implementación de la RPA 

Después de determinar el alcance del proyecto, el siguiente paso consiste en determinar el costo operativo básico del proyecto. Medir los costos iniciales y luego compararlos con el costo posterior a la implementación es una forma esencial de mantener el proyecto en marcha y mantener la aceptación de las partes interesadas.

  • Analice los procesos que se realizan en el departamento de recursos humanos para documentar las oportunidades de automatización 

Después de recopilar el costo de referencia, el siguiente paso es observar procesos y documentarlos; así es como se identificarán las oportunidades potenciales para RPA en el departamento. El proceso debe ser lo más detallado posible, registrando cada pulsación de tecla y clic del mouse.

  • Estandarizar los procesos de RR.HH. antes o durante la implementación de la RPA, pero no después

Estandarizar la forma en que se realizan las tareas es muy importante. Debe haber solo una forma en la que se realice el proceso para que no haya discrepancias, y esto debe hacerse antes de implementar RPA.

  • Inicie la automatización robótica de procesos 

Este es el paso final y más importante del proceso, y esto realmente mostrará cómo la RPA puede generar ganancias de productividad para el departamento.

Uso de RPA en el Departamento de Recursos Humanos

RPA emplea herramientas para agilizar los procesos en el equipo de Recursos Humanos. RPA permite al equipo de recursos humanos gestionar una gran cantidad de tareas administrativas desde la contratación de un empleado hasta su jubilación. Al automatizar los procesos en el departamento, no solo beneficiamos al departamento sino también a toda la organización

A continuación se explican varios casos de uso:

Revisión de currículos y selección de candidatos

El proceso de selección de currículums y luego preseleccionar al candidato adecuado puede ser un proceso que requiere tiempo; en promedio, se necesitan hasta tres días para realizar un solo proceso de contratación.

Pero con RPA automatizando esto, los bots pueden recopilar y revisar los currículums, realizar una verificación de antecedentes y clasificar la información de la solicitud de trabajo mas relevante; por lo tanto, se podría seleccionar a los mejores candidatos con solo unos pocos clics.

incorporación de nuevos empleados

Una vez que el nuevo empleado ha aceptado la oferta, el departamento de recursos humanos es responsable de asegurarse de que el nuevo miembro se familiarice completamente con el sistema, como las nuevas cuentas de usuario, listas de correo, direcciones de correo electrónico, y otros requisitos de TI necesarios.

Todo esto varía de un empleado a otro. Con la implementación de RPA, los bots se pueden usar para activar automáticamente el proceso de incorporación predeterminado una vez que se crea la nueva cuenta de usuario.

Esto hace que el personal se sienta cómodo desde el primer día y asegura que esté bien equipado técnicamente, lo que le permitirá comenzar a funcionar inmediatamente.

Inducción y formación

La inducción y capacitación es el proceso que ocurre cuando la empresa contrata a un nuevo empleado, toma un nuevo proyecto o se le presenta una nueva aplicación. Al automatizar el proceso, el bot implementado puede encargarse de la certificación del personal.

Los bots pueden notificar a los empleados sobre la certificación que se requiere, así como programar los calendarios en función de las necesidades y horarios de formación. Esto ayuda a reducir más de tres días de capacitación por empleado al año y también reduce los errores de entrada de datos en un 30%.

Nómina mensual

La mayor parte del proceso de nómina se basa en reglas e implica una gran cantidad de tareas de entrada de datos.

Por tanto, se considera un proceso perfecto que se puede automatizar, aumentando su precisión y minimizando el tiempo de procesamiento. La implementación de la plataforma RPA asegura el cumplimiento total de las reglas y regulaciones, mejorando así la calidad y consistencia del servicio.

Gestión de datos de empleados

El equipo de RR.HH. es responsable de manejar los datos del empleado actual, del solicitante, del empleado anterior, la nueva contratación, la nómina y los requisitos de cumplimiento y reglamentarios.

Como la mayoría de estas tareas son manuales, el equipo necesita mucho tiempo para realizarlas. RPA automatiza la lectura, copia y sincronización de estos datos, asegurando la precisión de los procesos.

Asistencia

Algunos empleados enfrentan problemas con el sistema de gestión de asistencia tradicional. Puede tomar mucho tiempo verificar con precisión el registro de la asistencia del personal y el registro de horas extra en una empresa de gran escala. Sin embargo, con el sistema RPA, es fácil probar la información y activar alertas si hay datos inconsistentes. Esto asegura la gestión eficiente de la fuerza laboral.

Conclusión

Una empresa es tan buena como sus empleados y este hecho no cambiará ni siquiera con la llegada de los robots. RPA puede ensamblar y consolidar datos de manera eficiente y puede reducir significativamente los gastos. También ayuda a RR.HH. a centrarse en tareas como el manejo de las quejas de los empleados. De esta forma, aumenta la satisfacción laboral.

Al implementar RPA en la organización empresarial en el área de recursos humanos, se garantiza una gestión de datos sencilla y completa. Por lo tanto, asignar sus tareas cotidianas a un robot es un gran beneficio.

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