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Automatización Robótica de Procesos RPA: El futuro es hoy

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La automatización robótica de procesos es la tecnología que permite a cualquier persona hoy en día configurar un software de computadora, o un “robot” para emular e integrar las acciones de un ser humano que interactúa dentro de los sistemas digitales para ejecutar un proceso comercial.

Los robots RPA utilizan la interfaz de usuario para capturar datos y manipular aplicaciones como lo hacen los humanos. Interpretan, desencadenan respuestas y se comunican con otros sistemas para realizar una amplia variedad de tareas repetitivas. Solo que sustancialmente mejor: un robot de software RPA nunca duerme y no comete errores.

El objetivo principal del RPA es reemplazar las tareas administrativas repetitivas y aburridas realizadas por humanos, con una fuerza de trabajo virtual. La automatización de RPA no requiere el desarrollo de código, ni requiere acceso directo al código o base de datos de las aplicaciones.

Diferencias entre RPA y otras herramientas de automatización empresarial

A diferencia de otras soluciones de TI tradicionales, RPA permite a las organizaciones automatizar a una fracción del costo y el tiempo que se encontraban anteriormente.

La RPA también es de naturaleza no intrusiva y aprovecha la infraestructura existente sin causar interrupciones en los sistemas subyacentes, que serían difíciles y costosos de reemplazar. Con RPA, la rentabilidad y el cumplimiento ya no son un costo operativo sino un subproducto de la automatización.

Beneficios de la RPA

RPA brinda a las organizaciones la capacidad de reducir los costos de personal y los errores humanos. Se han reportado experiencias en diferentes tipos de empresas. Por ejemplo, un banco rediseñó su proceso de reclamos al implementar 85 bots para ejecutar 13 procesos, manejando 1.5 millones de solicitudes por año. El banco agregó capacidad equivalente a más de 200 empleados a tiempo completo reduciendo aproximadamente el 30 por ciento del gasto administrativo.

Los bots suelen ser de bajo costo y fáciles de implementar, y no requieren software personalizado ni una profunda integración de sistemas. Estas características son cruciales a medida que las organizaciones buscan el crecimiento sin agregar gastos significativos o roces entre los trabajadores. Las empresas están tratando de tener un respiro para poder servir mejor a su negocio mediante la automatización de tareas.

Las empresas también pueden potenciar sus esfuerzos de automatización inyectando RPA con tecnologías cognitivas, automatizando tareas de orden superior que en el pasado requerían las capacidades de percepción y juicio de los humanos.

Los robots llegaron para quedarse. Cuanto más rápido se descubra su potencial, más rápido se creará una ventaja competitiva en los negocios. La automatización robótica de procesos ofrece rentabilidad directa al tiempo que mejora la precisión en todas las organizaciones e industrias.

Permitir que RPA maneje cualquier proceso no solo transformará y agilizará el flujo de trabajo de su organización, sino que además permitirá una escalabilidad y flexibilidad superiores dentro de la empresa, duplicada por una respuesta rápida y personalizada a necesidades específicas. Los robots de software son fáciles de entrenar y se integran perfectamente en cualquier sistema.

Los bots Informan constantemente sobre su progreso para que pueda crecer aún más y mejor mediante el uso de la predictibilidad operativa y comercial, mientras mejora estratégicamente.

Mejor precisión

Los robots de automatización de procesos están programados para seguir reglas. Nunca se cansan y nunca cometen errores. Son compatibles y coherentes.

Cumplimiento

Una vez instruidos, las tareas se ejecutan de manera confiable, reduciendo el riesgo. Todo lo que hacen está monitoreado. Se tiene el control total para operar de acuerdo con las regulaciones y estándares existentes.

Ahorro de costos

RPA puede reducir los costos de procesamiento hasta en un 80%. En menos de 12 meses, la mayoría de las empresas tienen un retorno de la inversión positivo y las reducciones adicionales de costos acumulativos pueden alcanzar el 20% en el tiempo.

Sistema escalable

En todas las unidades de negocio y geografías, RPA realiza una gran cantidad de operaciones en paralelo, desde entornos de escritorio hasta entornos de nube. Se pueden implementar robots adicionales rápidamente con costos mínimos, de acuerdo con el flujo de trabajo y la estacionalidad.

¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos?

Los robots RPA son capaces de imitar muchas, si no todas, las acciones de los usuarios humanos. Ellos inician sesión en aplicaciones, mueven archivos y carpetas, copian y pegan datos, completan formularios, extraen datos estructurados y semiestructurados de documentos, analizan navegadores y más.

Emula la acción humana

Emula la ejecución humana del proceso repetitivo utilizando varias aplicaciones y sistemas.

Realiza tareas repetidas de gran volumen

La automatización de procesos robóticos puede simular fácilmente la reinscripción de datos de un sistema a otro. Realiza tareas como ingresar, copiar y pegar datos

Realiza varias tareas

Opera múltiples y complejas tareas en múltiples sistemas. Esto ayuda a procesar transacciones, manipular datos y enviar informes.

Integración del sistema 'virtual'

Este sistema de automatización puede transferir datos entre sistemas diferentes y heredados conectándolos al nivel de la interfaz de usuario en lugar de desarrollar una nueva infraestructura de datos.

Generación de informes automatizada

Automatiza la extracción de datos para generar informes precisos, efectivos y oportunos.

Validación y auditoría de la información

Resuelve y verifica datos entre diferentes sistemas para validar y verificar la información para proporcionar resultados de auditoría y cumplimiento.

Mejores prácticas para implementar RPA

  • Se debe considerar el impacto comercial antes de optar por el proceso de RPA
  • Definir y centrarse en el ROI deseado
  • Centrarse en grupos más grandes y automatizar procesos grandes e impactantes
  • Un diseño deficiente puede causar estragos
  • No se debe olvidar el impacto en las personas

Principales aplicaciones de RPA

  • Servicio al cliente: RPA puede ayudar a las empresas a ofrecer un mejor servicio al cliente al automatizar las tareas del centro de contacto, incluida la verificación de firmas electrónicas, la carga de documentos escaneados y la verificación de información para aprobaciones o rechazos automáticos.
  • Contabilidad: las organizaciones pueden usar RPA para contabilidad general, contabilidad operativa, informes transaccionales y presupuestos.
  • Servicios financieros: las empresas de la industria de servicios financieros pueden utilizar RPA para pagos de divisas, automatizar la apertura y cierre de cuentas, gestionar solicitudes de auditoría y procesar reclamaciones de seguros.
  • Cuidado de la salud: las organizaciones médicas pueden usar RPA para manejar registros de pacientes, reclamos, atención al cliente, administración de cuentas, facturación, informes y análisis.
  • Recursos humanos: RPA puede automatizar las tareas de recursos humanos, incluida la incorporación y la baja, la actualización de la información de los empleados y los procesos de envío de hojas de tiempo.
  • Gestión de la cadena de suministro: RPA se puede utilizar para adquisiciones, automatizar el procesamiento de pedidos y pagos, monitorear los niveles de inventario y rastrear los envíos.

¿Qué buscar en un software RPA?

  • Escalabilidad: las organizaciones no deben seleccionar software RPA que les obligue a implementar robots de software en escritorios o entornos virtualizados. Deben buscar plataformas RPA que se puedan administrar de forma centralizada y escalar masivamente.
  • Velocidad: las empresas deberían poder diseñar y probar nuevos procesos robóticos en unas pocas horas o menos, así como optimizar los bots para que funcionen rápidamente.
  • Fiabilidad: a medida que las empresas lanzan robots para automatizar cientos o incluso miles de tareas, deben buscar herramientas con análisis y supervisión integradas que les permitan supervisar el estado de sus sistemas.
  • Simplicidad: las organizaciones deben buscar productos que sean lo suficientemente simples como para que cualquier empleado de la empresa pueda crearlos y utilizarlos para manejar varios tipos de trabajo, incluida la recopilación de datos y convertir el contenido en información que permita a los líderes tomar las mejores decisiones comerciales.
  • Inteligencia: las mejores herramientas de RPA pueden admitir actividades simples basadas en tareas, leer y escribir en cualquier fuente de datos y aprovechar el aprendizaje más avanzado para mejorar aún más la automatización.

Consejos para la automatización eficaz de procesos robóticos

Establecer y gestionar expectativas

Las ganancias rápidas son posibles con RPA, pero muchos contratiempos de RPA se deben a una mala gestión de las expectativas. Entrar con los ojos abiertos le permitirá estar feliz con el resultado.

Considerar el impacto comercial

La RPA a menudo se apoya como un mecanismo para impulsar el retorno de la inversión o reducir los costos. Pero se deberían usar para mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, empresas como las aerolíneas emplean a miles de agentes de servicio al cliente, pero los clientes todavía están esperando en la cola para recibir su llamada. Un chatbot podría ayudar a aliviar parte de esa espera. Ese agente virtual no tendrá tiempo de inactividad, ni enfermedad ni mala actitud. La experiencia del cliente es el objetivo a conquistar.

Centrarse en el diseño

Muchas implementaciones fallan porque el diseño y el cambio están mal administrados. En la prisa por implementar algo, algunas empresas pasan por alto detalles de comunicación entre los distintos bots, que pueden estropear los procesos. Es necesario trazar cómo se espera que los distintos bots trabajen juntos.

Impacto en las personas

Atraídas por las nuevas y brillantes soluciones, algunas organizaciones están tan centradas en la implementación que descuidan la relación con los recursos humanos, lo que puede crear algunos escenarios de pesadilla para los empleados que encuentran interrumpidos sus procesos y flujos de trabajo diarios. Se puede olvidar que las personas están primero.

¿Qué proyectos se alinean con RPA?

Las tareas repetitivas, propensas a errores, lentas, de gran volumen y basadas en reglas son ideales para RPA. Los empleados dedican una enorme cantidad de tiempo a estas tareas: iniciar y cerrar sesión en aplicaciones web y heredadas; copiar y pegar datos; el llenado de formularios; abrir correos electrónicos y archivos adjuntos; mover archivos y carpetas; y preparar, manipular o fusionar datos de múltiples fuentes. Los robots pueden realizar estas tareas de forma rápida y precisa, durante todo el día, liberando a los empleados humanos para que realicen trabajos de mayor valor. RPA puede adaptarse a un sinfín de necesidades específicas.

Resumen

  • El significado de RPA o la forma completa de RPA es automatización de procesos robóticos.
  • La automatización de procesos robóticos permite a las organizaciones automatizar tareas como lo haría un ser humano en aplicaciones y sistemas.
  • El objetivo principal del proceso de automatización de procesos de robótica es reemplazar las tareas administrativas repetitivas y aburridas realizadas por humanos, con una fuerza de trabajo virtual.
  • La productividad media del ser humano es del 60% con pocos errores en comparación con la productividad del robot, que es del 100% sin errores.
  • Se debe considerar el impacto comercial antes de optar por el proceso de RPA.
  • RPA se utiliza en una amplia gama de industrias como salud, seguros, banca, TI, etc.
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