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Gráficas de Excel – ¿Cómo realizarlas?

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Hemos escrito en oportunidades anteriores, en varias de nuestras entradas, de los beneficios y todas las herramientas de gran utilidad con las que cuenta la plataforma Microsoft Excel. En esta ocasión, les explicaremos un poco sobre las Gráficas de Excel: qué son, cómo realizarlas y de qué forma le contribuirán en la mejora de sus trabajos y presentaciones.

Entendiendo las Gráficas de Excel

Una gráfica tiene la capacidad de simplificar la comprensión de datos presentados, referentes a un tema en específico: económico, social, ambiental, entre otros. De esta forma, el equipo completo de colaboradores, entenderá de forma sencilla los puntos esenciales para generar un análisis enriquecedor. Un gráfico en Excel permite presentar los datos numéricos en formato gráfico, siendo de gran utilidad para analizar grandes cantidades de información.

Tipos de gráficas de Excel y su uso

De acuerdo con los datos que estés manejando, podrás elegir la gráfica que mejor se adapte a tus necesidades y que te ayude a comunicar de forma clara la información que quieres dar. Estos son los tipos de gráficas que puedes encontrar en Excel:

  • Gráfica de pastel

Esta es una gráfica circular que divide los datos en varios sectores, ilustrando cada proporción numérica, para mostrar la composición de datos como un todo. La gráfica de pastel suele utilizarse para presentar porcentajes y proporciones de datos. Asimismo, puedes emplearla en los casos que necesites mostrar características o atributos, con ella podrás ver las proporciones de una mejor forma

  • Gráfica de barras

Conocida también como la gráfica de columnas, este estilo de gráfica consta de barras rectangulares con longitudes horizontales, que varían según los, datos, cifras o valores que representan. Para casos en los que se requiera comparar dos o más valores, la gráfica de barras resulta la mejor opción.

  • Gráfica comparativa

Semejante a la gráfica de barras, en la gráfica comparativa los valores o cifras comparten un mismo espacio, de forma que se pueda contrastar la información. ¿Cuándo utilizarla? Si es el caso de que necesitas mostrar los resultados de ventas de un año, la gráfica comparativa expondrá cada valor o cifra que necesites y los comparará para su análisis.

  • Gráfica lineal

Este tipo de gráfica muestra la información en serie a través de marcadores (puntos), que se conectan entre sí por una línea recta. Este estilo de gráfica ayuda en la visualización de cambios de comportamiento o tendencias. Suele utilizarse para el análisis de variables cuantitativas: anuales, mensuales o trimestrales.

  • Gráfica con variables

Esta sirve para representar la evolución de una variable, ya que combina las propiedades de la gráfica de barras con la gráfica lineal. La gráfica con variables es ideal para visualizar los ascensos y descensos en un comportamiento o tendencia.

  • Gráfica con anillos

Su función es mostrar datos de un porcentaje total. Es parecida a la gráfica de pastel, pero esta asemeja a la forma de una dona. Con una gráfica de este tipo, los analistas pueden enfocarse más rápidamente en cada sección; son ideales para mostrar la proporción en la que algo está dividido, por ejemplo, el porcentaje de países con mayor población en el mundo.

¿Cómo insertar una gráfica de Excel?

Como ya hemos mencionado, existen una gran gama de gráficos que puedes utilizar para tus presentaciones en Excel. En The Digital Way te explicamos en 4 sencillos pasos, cómo puedes insertar las gráficas en cualquier plantilla de Excel, mientras obtienes un aspecto más profesional y analítico en tu hoja de cálculo.

Para crear gráficos en Excel deberemos de organizar previamente los datos de la hoja y seguir los siguientes pasos:
  1. Selecciona el rango de datos de la hoja de cálculo que se desea graficar.
  2. En el menú Insertar, seleccionar en el grupo de Gráficos el que queremos insertar. El tipo de gráfica puede ser columna, línea, circular, barra, área, dispersión y otros gráficos.
  3. Se insertará el gráfico con el rango de datos seleccionado.
  4. Una vez tenemos la gráfica incrustada en la hoja de cálculo de Excel podremos modificar el diseño del gráfico y el estilo de diseño.

Actualiza tu gráfico de Excel de forma automática

Para que tu gráfica en Excel se actualice automáticamente, debes crear una tabla de Excel. De esta forma, cada vez que actualices los datos asentados en dicha tabla, el gráfico se actualizará de froma automática.

¿Qué debes hacer?
  1. Seleccionar el rango de datos que quieres actualizar en el gráfico o cualquiera de las celdas del rango.
  2. En el menú Insertar elegir la opción Tabla.
  3. Finalmente, seleccionaremos cualquier celda de la tabla y en el menú Insertar elegiremos el gráfico que deseemos.

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De gráficas a porcentajes en 5 pasos

Si lo que necesitas es convertir los números de una gráfica de Excel a porcentajes, estos son los 5 pasos que debes seguir para obtener el resultado que deseas:

  1. Seleccionar el gráfico de columnas e ir al menú Formato.
  2. En la parte izquierda, en el desplegable donde pone Área del gráfico, seleccionar la opción Eje vertical y presionar sobre Aplicar formato a la selección.
  3. Nos saldrá un cuadro de diálogo de “Dar formato a eje” donde podremos elegir las opciones del eje.
  4. En la pestaña opciones del eje, elige la opción Cientos dentro de Unidades de visualización.
  5. Después, seleccionaremos la pestaña Número y a continuación, porcentaje. Podremos quitarle las posiciones de decimales y dejarlas con el valor 0.

¿Qué son los gráficos dinámicos?

Un gráfico es dinámico porque sus datos se muestran en una tabla dinámica, que sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Estos gráficos son como los que explicamos anteriormente y también puede modificárseles el diseño y estilo para una mejor representación de la información.

Pasos para crear gráficos dinámicos

Paso 1: Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la Cinta de opciones. Allí, haz clic en el comando Gráfico dinámico.

Paso 2: En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.

Paso 3: Enseguida, el gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrándolo.

3 ventajas de presentar tus datos en gráficas de Excel

  1. Aumentan la comprensión y el interés

La información representada de forma gráfica suele tener más comprensión que un informe por escrito, sobre todo cuando los datos a mostrar son muy extensos o contienen cifras difíciles de comprender. En las gráficas en Excel puedes emplear colores, texturas, sombras y demás elementos que llaman la atención de tu audiencia.

2. Enfatizan los descubrimientos

Las conclusiones de los informes y análisis pueden ser traducidos de forma clara para los miembros de tu equipo. En la presentación de informes de ventas, los aumentos o disminuciones se perciben sin complicaciones.

3. Muestran varias categorías

Los resultados de ventas, por ejemplo, son bastante extensos y contienen más de una categoría para analizar la información a detalle. La ventaja de las presentaciones en Excel es que dentro de un mismo archivo pueden incluirse diversas gráficas con distintos rubros como: ventas totales, ventas por vendedor, ventas por sucursales, entre otros.

Conclusiones

Las gráficas tienen la capacidad de resumir información compleja. Te ayudarán a que tu equipo entienda los puntos esenciales, detecten patrones y comportamientos, entre otros análisis que, sin duda, son esenciales para cualquier área corporativa.

Si estás a punto de preparar una presentación de datos, estamos seguros de que esta información te será útil. Aunque todas las gráficas funcionan dentro de los reportes de venta, desempeño, servicios u otros, existen diferentes tipos de gráficas en Excel y cada una tiene una función en particular.

Crear gráficas en Excel es más fácil de lo que se pueda pensar. Solo necesitas tomarte un tiempo para aterrizar bien los datos que incluirás en la presentación. Además, hay muchos estilos y formatos que el programa te permite utilizar para que les des un toque único. Recuerda que puedes plasmar la personalidad de tu empresa por medio de colores y formas en tus presentaciones.

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