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Conceptos básicos y beneficios del Kanban

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Conceptos básicos y beneficios del Kanban

Kanban es lo que podríamos llamar un “buen concepto antiguo bajo un nuevo foco de atención”. Hoy en día, en los negocios modernos, no encontrará a nadie que al menos no haya oído hablar de él. Pero, ¿qué es Kanban de todos modos? ¿Por qué Kanban es tan popular? Y, lo más importante, ¿cómo puede beneficiarse de Kanban?

¿Qué es Kanban y cómo surgió?

En primer lugar, Kanban es una metodología. El término “Kanban” tiene más de 3 siglos; se origina en japonés, donde “kan” significa “visual” y “ban” significa “señal”. La metodología en sí fue estandarizada por primera vez por Toyota en la década de 1950, cuando el gigante del automóvil decidió que era necesario un sistema de cadena de suministro eficaz. 

El concepto se publicó por primera vez a finales de la década de 1980 y, unos años más tarde, las empresas de desarrollo de software lo adoptaron para convertirse finalmente en lo que es hoy. Por lo tanto, Kanban es una metodología para administrar el desarrollo de productos (software) con énfasis en la entrega continua, mientras se administran los requisitos de múltiples partes interesadas.

¿Cómo funciona Kanban?

Si lo analizamos, Kanban es en realidad un sistema de programación de tareas visual que se basa en tres principios:

  • Visualización de su flujo de trabajo: utilice un “tablero Kanban” con columnas para las diferentes tareas. Puedes imaginar esto como un tablero real en el que pegas notas adhesivas. Cada nota representa una tarea, mientras que las columnas indican los diferentes estados de la tarea. En un modelo simple de 3 columnas, agregas nuevas tareas en una columna de ``pendientes``, las mueves a ``en progreso`` cuando trabajas en ellas y, finalmente, las mueves a ``terminado`` cuando se completan.
  • Limitar la cantidad de trabajo en progreso (WiP): evitar fallas y desvíos del equipo durante el desarrollo de un producto debe ser la prioridad número uno. Y la mejor manera de asegurarse de que el equipo se mantenga concentrado es trabajar en un número limitado de tareas / funciones en cualquier momento.
  • Medición del ciclo / tiempo de entrega: la métrica de productividad más importante de Kanban, el ciclo / tiempo de entrega, se refiere al tiempo requerido para que su equipo complete una tarea. Los tiempos de ciclo altos generalmente indican cuellos de botella que pueden ralentizar a su equipo y retrasar su próximo lanzamiento.

¡Parece bastante simple! Entonces esto es agile, ¿verdad?

Sí, ¡esto es agile en su máxima expresión!

Incluso sin considerar sus similitudes y diferencias con Scrum, uno puede ver fácilmente que ambas metodologías tienen la misma filosofía de orientación agile y el mismo propósito: entregar continuamente software de alta calidad sin el alboroto de la ingeniería de software tradicional. Por supuesto, no existe el almuerzo gratis; el equipo debe ser guiado durante todo el proceso de desarrollo, teniendo en cuenta las métricas Kanban relevantes. Sin embargo, los beneficios superan con creces los costos.

Una metodología para gobernarlos a todos

Kanban es intuitivo y versátil, lo que significa que puede usarlo fácilmente para administrar todos los departamentos de su organización, desde ingeniería hasta marketing o ventas, incluso RR.HH. Y lo divertido es que incluso puedes hacerlo todo a la vez; dado un tablero Kanban poderoso, mover una función del diseño al desarrollo y luego a las pruebas, y asignar diferentes miembros del equipo es fácil.

Reduce los costos de inventario

tomemos como ejemplo la línea de productos de fabricación de Toyota. Al administrar la producción, tener demasiado inventario agregaba importantes gastos generales para el almacenamiento, mientras que muy poco inventario podría provocar retrasos en la entrega del producto. En ingeniería de software, esto se puede traducir a lo que llamamos “entrega justo a tiempo” de software; a través de Kanban, cada función se crea en el momento en que se necesita, por lo que se elimina la sobreproducción y se pueden incorporar rápidamente nuevas decisiones comerciales al producto.

Maximiza el rendimiento del equipo

Kanban es más que una forma de administrar el desarrollo de productos, en realidad es una forma de monitorear a su equipo. El uso adecuado de un tablero Kanban y la optimización de las métricas Kanban relevantes pueden conducir a una finalización más rápida de las tareas, al priorizar el trabajo, eliminar las distracciones de la multitarea y enfocar los esfuerzos del equipo en lo que debe hacerse.

¡Todo esto suena interesante! ¿Pero por dónde empezar?

Aunque Kanban es un modelo muy popular, hacerlo bien requiere algo de tiempo y experiencia. Por ejemplo, primero debe decidir el número y el tipo de columnas que va a utilizar (pista: diferentes tamaños de equipo y esquemas organizativos pueden requerir diferentes modelos Kanban) . Luego, debe agregar tareas, asignarlas a los miembros del equipo, medir el esfuerzo requerido para cada tarea en puntos y, lo más importante, averiguar las métricas más importantes (velocidad, ciclo / tiempo de entrega, WiP, etc.) para Benefíciese plenamente del proceso.

¿Qué es una tarjeta Kanban?

Una tarjeta Kanban es una representación visual de un elemento de trabajo. Traducido del japonés, significa literalmente una tarjeta visual (kan = prohibición). Es un elemento central del sistema Kanban, ya que representa el trabajo que se ha solicitado o que ya está en progreso.

Una tarjeta Kanban contiene información valiosa sobre la tarea y su estado, como un resumen de la tarea, persona responsable, fecha límite, etc.

De hecho, la aplicación real de las tarjetas Kanban es visualizar el progreso de sus tareas desde el momento en que se solicitan hasta el momento en que se consideran terminadas.

Durante este proceso, las tarjetas:

  • Sirven como centros de información
  • Reducir la necesidad de reuniones reales.
  • Mejorar la transparencia del propio proceso de trabajo

Un aspecto muy importante es que la cantidad de tarjetas Kanban que están en progreso en el tablero debe ser limitada . De esta forma evitará problemas de productividad y cambios de contexto.

La naturaleza de las tarjetas Kanban digitales

El software Kanban en línea contemporáneo está cargado con muchas más funciones en comparación con las placas físicas tradicionales. Ahora, la información en las tarjetas Kanban es mucho más accesible y proporciona una gran ventaja tanto para los equipos en el sitio como para los remotos.

Básicamente, las tarjetas Kanban digitales tienen un anverso y un reverso.

La parte frontal le brinda información básica sobre la tarea, como la descripción, el título, a quién se le ha asignado, el tiempo del ciclo, la prioridad y las subtareas. Esta es la parte visible de una tarjeta en un tablero Kanban y le brinda la oportunidad de obtener una descripción general rápida de los elementos de trabajo.

La parte posterior de la tarjeta se puede utilizar para registrar métricas e información valiosas, mientras pasa por el flujo de trabajo. Aquí, su equipo puede dejar comentarios, adjuntar archivos y enlaces externos, y también verificar los datos históricos de la tarjeta. Este lado de una tarjeta es visible cuando la tarjeta está abierta.

Kanban para equipos de software

Los equipos de desarrollo de software agilees de hoy pueden aprovechar estos mismos principios JIT al hacer coincidir la cantidad de trabajo en progreso (WIP) con la capacidad del equipo. Esto brinda a los equipos opciones de planificación más flexibles, resultados más rápidos, un enfoque más claro y transparencia durante todo el ciclo de desarrollo.

Si bien los principios básicos del marco son atemporales y aplicables a casi cualquier industria, los equipos de desarrollo de software han tenido un éxito particular con la práctica agile. En parte, esto se debe a que los equipos de software pueden comenzar a practicar con poca o ninguna sobrecarga una vez que comprenden los principios básicos. A diferencia de la implementación de kanban en una fábrica, que implicaría cambios en los procesos físicos y la adición de materiales sustanciales, las únicas cosas físicas que un equipo de software necesita son un tablero y tarjetas, e incluso esas pueden ser virtuales.

El trabajo de todos los equipos kanban gira en torno a un tablero kanban , una herramienta que se utiliza para visualizar el trabajo y optimizar el flujo del trabajo entre el equipo. Si bien los tableros físicos son populares entre algunos equipos, los tableros virtuales son una característica crucial en cualquier herramienta de desarrollo de software agile por su trazabilidad, colaboración más fácil y accesibilidad desde múltiples ubicaciones.

Independientemente de si el tablero de un equipo es físico o digital, su función es garantizar que se visualice el trabajo del equipo, que su flujo de trabajo esté estandarizado y que todos los bloqueos y dependencias se identifiquen y resuelvan de inmediato. Un tablero kanban básico tiene un flujo de trabajo de tres pasos: Pendiente, En curso y Hecho. Sin embargo, según el tamaño, la estructura y los objetivos de un equipo, el flujo de trabajo se puede mapear para cumplir con el proceso único de cualquier equipo en particular.

La metodología kanban se basa en la transparencia total del trabajo y la comunicación de la capacidad en tiempo real, por lo que el tablero kanban debe verse como la única fuente de verdad para el trabajo del equipo.

Tipos de clases de servicio Kanban para la gestión de riesgos

Generalmente, Kanban define 4 clases de servicios para la gestión de riesgos:

Exploremos las políticas de procesamiento relacionadas con cada uno de ellos y veamos algunos ejemplos.

 

  • Acelerar

 

Expedite es la clase de servicio Kanban más alta. Está reservado para elementos de trabajo / proyectos con una prioridad crítica y un costo de demora muy alto. Cuando algo se califica como Expedite CoS, requiere un 100% de dedicación por parte de su equipo.

Los elementos de trabajo de esta clase conllevan un gran riesgo para su proyecto. Para lidiar con ellos, debe dejar todo lo demás en progreso y asignar toda la capacidad necesaria para entregarlos dentro del acuerdo de nivel de servicio.

Un ejemplo de un elemento de trabajo de la clase Expedite es arreglar un sitio web que no es accesible. Estos elementos de trabajo generalmente pasan por flujos de trabajo más cortos que contienen solo los pasos más importantes.

 

  • Fecha de entrega fija

 

La segunda clase de servicio Kanban más importante está dedicada a las asignaciones con una fecha fija y un alto costo de no entregar a tiempo. Un ejemplo de un artículo de este tipo sería preparar un MVP (producto mínimo viable) para el 6 de junio que viene con una cláusula, que le permite a su cliente pagar un precio más bajo si no lo hace.

Los proyectos que califican para esta clase requieren una previsión detallada y una consideración cuidadosa antes de comprometerse. Le aconsejamos implementar técnicas como las simulaciones Monte Carlo en el proceso de negociación de la fecha de entrega. Le permitirán ejecutar una gran cantidad de simulaciones aleatorias basadas en el rendimiento anterior para brindarle plazos de entrega probables con el fin de minimizar el riesgo de no entregar a tiempo.

 

  • Estándar

 

La mayoría de las tareas en su flujo de trabajo deberían calificar como estándar. Esta clase de servicio está reservada para artículos con un costo moderado de retraso, que toleran un tiempo de entrega prolongado y no requieren mucha priorización. Le recomendamos que los procese “primero en entrar, primero en salir” cuando los extraiga en progreso.

Tenga en cuenta que cuando el costo de retraso de sus proyectos o tareas es homogéneo, se prefiere confiar en la clase de servicio Estándar como uno solo. Esto se debe a que las clases de servicio generalmente sirven bastante bien a la clase más importante, pero eso no es cierto para las cosas menos importantes.

Como resultado, algunos de los elementos de CoS bajos pueden tardar mucho en completarse debido a la anulación de prioridad por elementos de CoS más altos. Cuando algunos de los elementos tardan 2 días pero otros 200 días, la distribución de probabilidad será mucho más amplia y perjudicará el pronóstico.

 

  • Intangible

 

Los elementos de trabajo de esta clase de servicio se pueden considerar como “tareas”. Sabes que tienes que completarlos, pero no hay prisa por procesarlos de inmediato. Estas asignaciones tienen un costo mínimo o nulo de demora y permiten plazos de entrega muy largos.

Al priorizar el trabajo, las tareas intangibles deben ser las últimas. Son el lugar desde el que es más probable que reubique la capacidad si llega una tarea rápida. Aún así, debe tenerse en cuenta que si un elemento intangible permanece sin procesar durante demasiado tiempo, puede crear el entorno para generar asignaciones de clase Expedite.

Resumiendo

Un sistema Kanban es más que notas adhesivas en la pared. La forma más fácil de entender Kanban es adoptar su filosofía y aplicarla a su trabajo diario. Si lee, comprende y resuena con los cuatro principios básicos, la transición práctica parecería lógica e incluso inevitable.

Visualizar el flujo de trabajo, establecer límites WIP, administrar el flujo, garantizar políticas explícitas y la mejora colaborativa llevarán su proceso mucho más allá de lo que podría pensar. Recuerde organizar ciclos de retroalimentación regulares, y todas estas piezas juntas revelarán el poder real de Kanban.

Tratar de aprender qué es Kanban puede ser difícil al principio, pero ahora que sabe qué es, puede aprovechar al máximo los principales beneficios de Kanban:

  • Los tableros Kanban físicos y digitales lo ayudan a visualizar su trabajo
  • Kanban es fácil de adoptar y, simplemente comience con lo que tiene
  • Los límites de WIP le permiten ser más eficiente
  • Los principios y prácticas Kanban ofrecen un camino evolutivo hacia el mundo agile sin interrumpir los procesos actuales.

Las clases de servicio Kanban le permiten minimizar el riesgo al mejorar la previsibilidad de su flujo de trabajo y administrar las dependencias más fácilmente. En la práctica, son conjuntos de políticas que lo guían a usted y a su equipo a la hora de priorizar nuevos trabajos.

Kanban define 4 clases de servicio, pero puede personalizarlas y agregar otras nuevas según sus necesidades.

  • Acelerar: para asignaciones con el mayor costo de demora que no toleran la acumulación de tiempo de entrega
  • Fecha de entrega fija: para asignaciones con una fecha de entrega fija que tienen un alto costo de demora
  • Estándar: para la mayoría de las asignaciones con un costo de retraso bajo a medio que toleran plazos de entrega más largos
  • Intangible: para asignaciones con un bajo costo de demora
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