Cargando

Escribe para buscar

Tags:

Implementación de RPA: Mejores prácticas

Compartir

La implementación de RPA es bastante sencilla si tienes una hoja de ruta clara y detallada. La mayoría de las implementaciones de RPA toman menos de 2 meses. Esto incluye el tiempo necesario para configurar, probar y lanzar bots RPA a producir.

A continuación, puedes encontrar unas recomendaciones para la implementación de RPA.

Identificar los procesos que producirán mayores beneficios al ser automatizados

Para maximizar el rendimiento de RPA, identifica los procesos más impactantes:

  • Alto volumen: Uno de los beneficios clave de RPA es la reducción del esfuerzo humano. Primero se deben comenzar a automatizar los procesos de mayor volumen.
  • Propensión a errores: Cuantos más errores manuales haya en un proceso, más beneficios puede obtener una empresa al automatizar dicho proceso. Los errores manuales pueden causar una experiencia del cliente significativa o problemas regulatorios, especialmente en los procesos de cara al cliente.
  • Sensibles a la velocidad: Cualquier proceso que pueda retrasar la entrega de servicios a los clientes es un buen candidato para la automatización, ya que la automatización puede hacer que los procesos sean instantáneos.
  • Requerimientos de mano de obra a demanda: Encontrar mano de obra temporal es difícil. Los procesos con demandas laborales irregulares obligan a las empresas a emplear para los picos de demanda, acción que puede complicar el rendimiento de la planficación. Los bots de RPA pueden escalar hacia arriba o hacia abajo fácilmente, gestionando la solucion a medida que se presenten las necesidades.

Selecciona los procesos que se puedan automatizar fácilmente con RPA

Tales procesos tienden a ser:

  • Basados en reglas: Los procesos ideales pueden describirse mediante reglas específicas. Los bots de RPA necesitan ser programados y si las reglas del proceso no se pueden programar, entonces ese proceso no es un buen candidato para RPA. La IA puede entrenarse con reglas complejas e incluso descubrir reglas que no son evidentes para los operadores humanos. Sin embargo, la automatización de tales procesos requiere una observación cuidadosa de los resultados de RPA, ya que puede haber casos en los que la IA identifique reglas incorrectamente.
  • Con pocas excepciones: Esto es similar a los criterios “basados ​​en reglas” anteriores. Mientras mas variaciones se puedan presentar en la resolución de un mismo proceso, mas dependencia humana tendrá. Estos procesos no son buenos candidatos para la automatización.
  • Específicos de la empresa: ¿Es este un proceso que todas las empresas emprenden de la misma manera o es exclusivo de tu empresa? Por ejemplo, la auditoría de gastos se lleva a cabo de manera similar en la mayoría de empresas. La construcción de un sistema RPA para la auditoría de gastos sería más costoso y menos efectivo que simplemente usar una solución ya existente para dicho proceso. Y en caso de que te estés preguntando si ya existe una herramienta para un proceso que deseas automatizar, pregúntanos, probablemente lo sepamos.
  • Estables: Automatizar un proceso que cambia todos los días es una pérdida de tiempo porque los desarrolladores dedicarán mucho tiempo al mantenimiento. Los procesos estables son buenos candidatos para la automatización.

Convencer a la organización

Participación de la gerencia

Aunque el mantra “actúa rápido y cambia las cosas” se pueda estar escuchando en toda la empresa, la aceptación de un proyecto RPA por parte de la administración sigue siendo una cosa importante si trabajas para una gran organización.

Sabiendo que algunos procesos deben automatizarse y los posibles beneficios que se obtendrán de la automatización, puedes construir un caso convincente para la directiva de la empresa. Las palabras clave son RPA, AI y retorno de la inversión (ROI). Los dos primeros son temas en los que los ejecutivos se sienten obligados a invertir en estos días. En cuanto al ROI, un ejecutivo debe exigir conocer el ROI de cualquier inversión.

Participación del equipo

Es necesario tener una discusión abierta y honesta con el equipo sobre lo que traerá la automatización a la empresa. Algunos puntos a cubrir son:

  • Convence al equipo del cambio. Es fácil de decir y difícil de hacer. A menos que cuentes con un sólido apoyo administrativo, puede resultar imposible convencer a los equipos sobre la necesidad de la automatización.
  • Estructura una nueva organización de los recursos humanos, más ágil y productiva, aprovechando los beneficios de la automatización.
  • Formula pasos posteriores a la automatización, como la forma en que los miembros del equipo redundantes serán capacitados, a qué equipos pueden unirse y cuales nuevas funciones van a desempeñar.

Preparación para la implementación

Entender el proceso

Los procesos se pueden entender mediante entrevistas con los operadores que los ejecutarán, pero confiar solo en este enfoque sería

  • Costoso: Las entrevistas llevan tiempo.
  • Propenso a errores: Las personas tienen recuerdos imperfectos y son propensas a numerosos sesgos cognitivos.

Una alternativa es combinar entrevistas con análisis derivados de la minería de procesos. El software de minería de procesos permite a las empresas analizar sus registros para comprender los flujos de procesos de la vida real. Mediante el uso de registros de eventos y datos en tiempo real, el software de minería de procesos muestra las condiciones reales de los procesos para identificar fallas, pasos innecesarios y proporcionar información fáctica.

Mejorar el proceso

Los procesos evolucionan debido a presiones regulatorias y presiones del mercado. Entonces, antes de continuar con la implementación de RPA, vale la pena buscar mejoras que puedan:

  • Simplificar el trabajo
  • Hacerlo más comprensible reduciendo así el esfuerzo necesario de programación y auditoría
  • Mejorar la experiencia del cliente

Elije tu solución RPA

Tienes que revisar innumerables detalles sobre cómo elegir tu proveedor de tecnología RPA. Dado que la RPA es un campo en evolución con nuevas soluciones, como la automatización sin código, es útil dedicar un poco de tiempo a comprender las características a las que prestar atención al comprar una solución RPA.

Elije los proveedores de AI / ML para facilitar la implementación de RPA

Si bien RPA es excelente para automatizar tareas basadas en reglas, es difícil automatizar tareas más complejas, como obtener datos de documentos. Los proveedores de RPA pueden proporcionar formas de programar dicha funcionalidad, pero dado que esta no es su área de enfoque, las soluciones no suelen ser las de mejor rendimiento.

Tiene sentido investigar proveedores de IA / ML que resuelvan los problemas específicos que estás tratando de resolver. Por ejemplo, la automatización de facturas es fácil de realizar con un procesamiento casi completo sin contacto mediante la integración de una API proporcionada por un proveedor de soluciones de aprendizaje profundo.

Si tienes acceso a datos únicos que podrían usarse en la automatización de procesos, también puedes considerar trabajar con un consultor de IA.

Desarrolla tu solución

Una vez que se aclara el papel de los bots RPA en el proceso, se pueden programar. Las opciones, como una implementación más rápida frente a una mayor flexibilidad, deben sopesarse cuidadosamente al desarrollar la solución. Seguir procesos de aseguramiento de calidad y desarrollo de software bien establecidos asegurará que los equipos comerciales y técnicos estén alineados y progresando.

Prueba tu solución RPA

No se puede dejar de enfatizar la importancia de las pruebas. Todos los escenarios principales deben probarse a fondo. El uso de datos históricos permite realizar pruebas más realistas.

  • Establecer objetivos para la prueba piloto: Estos podrían ser sobre precisión (por ejemplo, facturas procesadas con éxito) o automatización (por ejemplo, casos completados sin intervención humana).
  • Ejecución de pruebas en vivo: Cada día, el equipo a cargo del proceso revisa una selección aleatoria de resultados del bot.
  • Evaluar los resultados: Ejecuta una evaluación detallada. Solo finalizar las pruebas cuando se cumplan los objetivos previamente acordados.
  • Diseña la gobernanza de un nuevo proceso impulsado por bot con el apoyo del equipo actual: Por ejemplo, establecer un mecanismo de mantenimiento para que los bots sigan funcionando a medida que cambian los procesos.
  • Creación de un plan de respaldo: Un plan de respaldo será útil si la solución de RPA requiere un nuevo trabajo después de la implementación. Aunque este plan no se utilizaría la mayor parte del tiempo, es muy beneficioso estar preparado.
  • Monitorear los resultados: Se debe rastrear el rendimiento del bot y medir el nivel de automatización para ver si el proyecto logró sus objetivos
  • Registra los logros y analiza los resultados para preparar los futuros proyectos de RPA.

De acuerdo con los cambios en el mercado y las regulaciones, deberás actualizar tus procesos. Contar con un equipo capaz en el diseño e  instalación es fundamental para el éxito de tus soluciones RPA.

Ahora que estás listo para implementar soluciones de RPA, no dudes en consultarnos para que puedas proceder de manera eficaz.

Tags: