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En ocasiones, realizar el trabajo de manera rápida y eficiente podría ser un desafío. El Método Kanban sugiere un enfoque de gestión del flujo de trabajo con énfasis en la mejora continua, sin sobrecargar al equipo de desarrollo  que se centra en la productividad y la eficiencia.

El Método Kanban se inventó inicialmente como una forma de gestionar los procesos de fabricación Just in Time (JIT). Este es un método diseñado para ayudar a optimizar el flujo de trabajo y utilizar la capacidad total de su equipo.

Principios fundamentales de Kanban

El Método Kanban es un sistema de extracción, esto implica que el trabajo se ingresa en el sistema cuando el equipo tiene capacidad para ello, en lugar de asignar tareas desde arriba. El Método Kanban se puede utilizar para mejorar los procesos y la eficiencia del flujo de trabajo, sin realizar ningún cambio en la estructura de su equipo.

Antes de aplicar el Método Kanban en su negocio, es importante comprender y adoptar sus principios fundamentales:

  1. Comience con lo que está haciendo ahora: el método Kanban no requiere una configuración particular y se puede aplicar directamente a su flujo de trabajo actual. Los beneficios de este método son graduales y cualquier mejora de proceso se adopta con el tiempo.
  2. Acuerde buscar un cambio progresivo: los cambios radicales pueden desestabilizar a los equipos, interrumpir el flujo y dañar el rendimiento. Kanban está diseñado para incurrir en una resistencia mínima al fomentar cambios continuos, incrementales y evolutivos.
  3. Respete el proceso, los roles y las responsabilidades actuales : no debe haber cambios organizativos desde el principio. Kanban reconoce que los procesos, roles y responsabilidades existentes pueden tener valor y vale la pena preservarlos. En cambio, Kanban fomenta el cambio gradual para evitar la resistencia emocional.
  4. Fomente los actos de liderazgo en todos los niveles : Kanban promueve el liderazgo y la toma de decisiones entre todos los miembros. Si el miembro del equipo con la clasificación más baja tiene una idea brillante, debe reconocerse y aceptarse.

Buenas prácticas del Método Kanban

  • Visualizar el flujo de trabajo: la primera y más importante tarea es comprender el flujo de trabajo actual: cuál es la secuencia de pasos a ejecutar para mover un artículo de la solicitud a un producto entregable.
  • Limitar el trabajo en progreso (WIP): la pérdida de concentración puede dañar seriamente el desempeño de su equipo, por lo que esta práctica se centra en eliminar las interrupciones al establecer límites, en el trabajo que está en progreso. Al aplicar este método, los equipos se enfocan en terminar el trabajo de forma sobresaliente, antes de iniciar un nuevo trabajo.
  • Administrar el flujo: al observar y analizar la eficiencia del flujo, puede identificar las áreas problemáticas. El objetivo principal de implementar Kanban es crear un flujo de trabajo fluido mejorando los tiempos de entrega y su eficacia.
  • Haga explícitas las políticas del proceso: el proceso debe estar claramente definido, publicado y confirmado para todos los miembros del equipo: las personas no se sentirán motivadas para ser parte de algo a menos que piensen que será útil.
  • Utilice circuitos de retroalimentación: para que se produzca el cambio positivo, se necesitan reuniones periódicas que proporcionen un feedback esencial para todo el equipo.
  • Mejorar de forma colaborativa: Cuando los equipos tienen una comprensión compartida del proceso, es más probable que lleguen a un consenso en caso de que surja algún problema. El Método Kanban sugiere que se utilizan varios modelos de enfoque científico para implementar cambios continuos, incrementales y evolutivos.

¿Qué proyectos pueden beneficiarse del Método Kanban?


Si su proyecto cumple con algunos o todos de estos criterios, es altamente probable que este método funcione para su equipo:

  • Sus flujos de trabajo funcionan esencialmente, pero podrían ser más fluidos y eficientes.
  • Está experimentando retrasos de trabajo estancado.
  • Su organización prefiere mejorar los procesos existentes de forma incremental en lugar de imponer un nuevo sistema radical.
  • Las prioridades de su equipo pueden cambiar en poco tiempo.
  • La máxima prioridad es responder a las necesidades del cliente.

¿Cómo implementar el Método Kanban?

Haz visible el trabajo


La forma en que los equipos hacen esto es creando un tablero Kanban, con columnas y tarjetas. En su forma más básica, podríamos decir que hay 4 columnas:

  • Pila: la  pila del producto.
  • Para hacer: todas las tareas que aún no han comenzado.
  • En curso: tareas que han comenzado.
  • Hecho: tareas completadas.

Cada tarea ocupa una tarjeta Kanban y se mueve por el tablero a medida que avanza, en cada uno de los estados.

Implementa un sistema de extracción

Muy a menudo, la sobrecarga del equipo y el trabajo retrasado en su flujo de trabajo surge cuando la administración empuja el trabajo hacia abajo. A medida que se ha comenzado a trabajar más y más, nada se termina realmente debido a la multitarea constante y el cambio de contexto.

La implementación de un sistema de extracción Kanban, es una buena manera de abordar este problema. Esto implica que los miembros del equipo extraen tareas de la lista de tareas pendientes en su tablero si y sólo si están en capacidad para manejar un nuevo trabajo.

En un sistema de extracción, la administración define la prioridad de una tarea asignando clases de servicio, antes de colocarla en la columna de “tareas pendientes”. Una vez que el equipo de entrega tiene un espacio vacío para el nuevo trabajo, realizan la tarea en el proceso.


Este enfoque permite a la dirección volver a priorizar el trabajo hasta el momento en que se ha iniciado. Es una forma eficaz de adaptarse a los cambios del mercado, ya que siempre se trabaja primero en lo que es más importante.

Limita el trabajo en curso

Los límites del trabajo en progreso (WIP), en Kanban, ayudan a alinear la demanda de los clientes con la capacidad de su equipo; evitando que el trabajo se acumule y garantizando que su equipo se concentre en terminar el trabajo anterior, en lugar de comenzar un nuevo trabajo.


Los límites de WIP son el antídoto que le permite concentrarse en una cosa a la vez y evita que el trabajo se retrase o se abandone en su proceso. Los límites adecuados de WIP son un seguro de que su equipo nunca se verá sobrecargado y que siempre tendrá algo que hacer.

¡Aplica hoy el método Kanban con estas herramientas!

Si bien algunas empresas prefieren usar pizarras blancas físicas y pizarras adhesivas Kanban, la mayoría usa soluciones en línea.

Existen muchas herramientas Kanban en el mercado, así como plataformas de gestión de proyectos adecuadas para su implementación. Entre las más sencillas y flexibles puedes encontrar: Trello , Asana , Jira y Azure DevOps; ideales para crear tableros Kanban y administrar proyectos.

El Método Kanban es uno de los más sencillos de implementar, sin cambios estructurales inmediatos ni ceremonias prescritas. Siempre que analice y gestione continuamente su flujo de trabajo, Kanban puede permitir resultados excepcionales.

 

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