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Microsoft Excel, todo lo que necesita saber

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El programa Microsoft Excel, se basa en una hoja de cálculo compuesta por celdas individuales, que se pueden utilizar para crear funciones, fórmulas, tablas y gráficos. Esto, con la finalidad de organizar y analizar de forma sencilla y rápida, grandes cantidades de informaciones y datos.

Excel funciona como una base de datos, organizada en filas (representadas por números) y columnas (representadas por letras) que contienen información, fórmulas y funciones que se utilizan para realizar cálculos complejos.

The Digital Way te explica a detalle todo lo que implica esta aplicación que, sin lugar a dudas, representa un plus para cualquier persona. En esta guía en particular, le describiremos todo lo que necesita saber: qué es Excel, por qué lo usamos, sus atajos, funciones y fórmulas más importantes.

Si usted es nuevo en Microsoft Excel, entonces ha venido al lugar correcto. The Digital Way le dará la base que está buscando para mejorar sus skills en Excel.

Microsoft Excel Paso a Paso

Esta herramienta proporcionada por la casa Microsoft, se ha convertido en la forma más fácil de organizar y administrar informaciones y datos que no necesariamente deben ser financieros. Aunque, esta es una de las principales razones por la que numerosas empresas la utilizan, en una forma extensiva.

Microsoft Excel y ofrece a sus usuarios total flexibilidad y personalización, de acuerdo a las necesidades de cada uno de estos. Es una herramienta adaptable que facilita en gran medida el cálculo y organización de variadas bases de datos, de una corporación.

Otra de las razones de peso para utilizar Excel es que es lo suficientemente accesible. Con prácticamente cero capacitación o experiencia, un usuario puede abrir un libro de trabajo, comenzar a ingresar datos, para luego calcular y analizar la información obtenida de estos.

 

Para nosotros, estas son las 5 razones principales por las que usamos Excel:

  • Organizar datos financieros
  • Asentar información de contacto
  • Cotejar la información de los empleados
  • Para organizar la información personal
  • Ser calculadora

De igual forma, estas cinco razones no son limitantes para el uso de Excel. Todo dependerá de usted como usuario y de cómo utilice esta herramienta, para su beneficio y el de su empresa.

¿Cuáles son las funciones más importantes de Excel?

Existen cientos de fórmulas y combinaciones de estas, que se pueden usar en hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, como apenas estamos entrando al mundo de cálculos de Excel, hemos tomado las funciones más importantes y sencillas, que sabemos las utilizarás en cuanto las necesites.

Las funciones más importantes incluyen:

  • SUM () - suma una serie de celdas juntas
  • PROMEDIO (): calcula el promedio de una serie de celdas
  • IF (): comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si es SÍ y un valor si NO
  • MIN (): devuelve el valor mínimo en una serie
  • MAX (): devuelve el valor máximo en una serie
  • LARGE (): devuelve el k-ésimo valor más grande de una serie
  • PEQUEÑO () - devuelve el k-ésimo valor más pequeño de una serie
  • COUNT () - cuenta el número de celdas en un rango que contiene números BUSCARV (): busca un valor en la columna más a la izquierda de una tabla y regresa en la misma fila desde una columna que especifique

Hablemos de los atajos en Excel

Si haces uso de Excel con frecuencia, entonces debes querer trabajar lo más rápido posible y ahorrarte un poco de tiempo en cosas como insertar una columna. Emplear atajos de Excel es la mejor manera de acelerar tus habilidades.

Al evitar usar el mouse, puedes ahorrar y reducir el tiempo que lleva hacer clic en cada paso, de un procedimiento. Los atajos de teclado son mucho más rápidos y permiten al usuario moverse por la hoja de cálculo de forma más eficiente.

Los atajos de Excel más importantes incluyen:

  • F2 Editar celda activa
  • F4 Alternar referencias
  • CTRL + 1 Formato de celdas
  • CTRL + C Copiar
  • ALT + = Suma automática
  • CTRL + V Pegar
  • CTRL + R Rellenar a la derecha
  • ALT, I, R Insertar fila
  • CTRL + D Rellenar
  • ALT, I, C Insertar columna

Operadores matemáticos y orden de operaciones en Excel

En lo que respecta a operaciones, en Excel puedes realizar restas, sumatorias, multiplicaciones, divisiones e incluso exponenciación. Los operadores matemáticos utilizados en las fórmulas de Excel son similares a los que puedes recordar de la clase de matemáticas:

  • Resta: signo menos ( - )
  • Suma: signo más ( + )
  • División: barra inclinada ( / )
  • Multiplicación: asterisco ( * )
  • Exponenciación - signo de intercalación ( ^ )

Si utilizas más de un operador en una fórmula, Excel sigue un orden específico para realizar las operaciones matemáticas. Una forma fácil y práctica de recordar este orden de operaciones, es utilizar el acrónimo BEDMAS.

B – corchetes o paréntesis
Exponentes
Division
Multiplicación
Adición
Substracción

¡Mejora tus habilidades diariamente!

Para mejorar sus habilidades en Excel, necesita practicar. No es suficiente simplemente leer las funciones y fórmulas en un artículo como este, también hay que mirar y aprender de los usuarios avanzados. Muchas de las funciones y fórmulas, lamentablemente, no son intuitivas ni obvias, por lo que nuestra recomendación es que las repases muchas veces, por tu cuenta, y antes de lo que esperas estas se volverán naturales para ti.

Hay muchos trabajos que utilizan Excel a diario. De hecho, es difícil pensar en un trabajo que no utilice este programa. A pesar de que la tecnología ha cambiado la forma en que trabajamos en muchas carreras, Excel se ha mantenido como una de las pocas herramientas que son tan simples y poderosas que parece permanecer sin importar qué otro software salga.

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