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¿Qué es el Modelo Kanban?

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Realizar el trabajo de manera rápida y eficiente podría ser un desafío. El Modelo Kanban sugiere un enfoque de gestión del flujo de trabajo con énfasis en la mejora continua sin sobrecargar al equipo, centrándose en la productividad y la eficiencia.

Kanban se inventó inicialmente como una forma de gestionar los procesos de fabricación Just in Time (JIT). Luego se introdujeron nuevos principios y prácticas para aumentar la competencia.

Es un método diseñado para ayudar a optimizar el flujo de trabajo y utilizar la capacidad total de un equipo profesional.

El Modelo Kanban requiere comunicación en tiempo real de la capacidad para ejecutar tareas y total transparencia en el trabajo. Los elementos se representan visualmente en un tablero Kanban, lo que permite a los miembros del equipo ver el estado de cada asignación en cualquier momento.

Kanban es muy prominente entre equipos de trabajo de variada naturaleza, pero esta metodología de trabajo se remonta a más de 50 años. A fines de la década de 1940, Toyota comenzó a optimizar sus procesos de ingeniería basándose en el mismo modelo que usaban los supermercados para abastecer sus estantes.

Tableros Kanban

El trabajo de todos los equipos Kanban gira en torno a un tablero Kanban, una herramienta que se utiliza para visualizar el trabajo y optimizar el flujo de las actividades entre el equipo.

Si bien los tableros físicos son populares entre algunas empresas, los tableros virtuales son una herramienta crucial, que permiten una colaboración más fácil y accesibilidad desde múltiples ubicaciones.

Independientemente de si el tablero de un equipo es físico o digital, su función es garantizar que el trabajo se visualice, su flujo esté estandarizado y todos los bloqueos y dependencias se identifiquen y resuelvan de inmediato.

Un tablero Kanban básico tiene un flujo de trabajo de tres pasos: Pendiente, En curso y Hecho. Sin embargo, dependiendo del tamaño, la estructura y los objetivos de un equipo, el flujo de trabajo se puede mapear para cumplir con los procesos de cualquier equipo en particular.

El Modelo Kanban se basa en la transparencia del trabajo y la comunicación de la capacidad en tiempo real, por lo que el tablero Kanban debe verse como la única fuente de información para el equipo.

Kanban es una metodología popular adoptada por equipos ágiles, pero ¿por qué?

Con este modelo, puedes beneficiarte no solo de la planificación de tus tareas, sino también del resultado proporcionado por tus equipos.

Algunas ventajas de utilizar el Modelo Kanban

1. Identificación de cuellos de botella

Una regla clave de Kanban es limitar el trabajo en curso. Es un fenómeno común en las organizaciones realizar múltiples tareas. Sin embargo, se ha considerado que la multitarea es problemática, especialmente en términos de eficiencia.

La necesidad de cambiar constantemente entre tareas y trabajo puede afectar la finalización de una tarea.

Limitar el trabajo en progreso te permite a ti y a tu equipo identificar cualquier cuello de botella en tu proceso de desarrollo que podría deberse a una falta de enfoque, recursos o habilidades.

2. Flexibilidad

El Modelo Kanban es flexible. No hay fases predefinidas. Las prioridades se revisan según la situación actual de los procesos.

Como mencionamos, los equipos que siguen el Modelo Kanban solo se enfocan en el trabajo en progreso.

La forma en que funciona el sistema Kanban es que un equipo completa un ítem de trabajo. Luego, seleccionan el siguiente ítem de la parte superior de la lista de trabajos pendientes.

Este modelo brinda la oportunidad de incluir al equipo en todo el proceso. Se puede colaborar con los trabajadores al considerar cambios que mejoren el flujo de las actividades. Esto asegura que no haya sorpresas y que el equipo esté devolviendo el máximo valor a la organización.

3. Centrarse en la entrega continua

La entrega continua es el acto de entregar trabajo a los clientes con frecuencia. Tanto la entrega continua como Kanban se integran, ya que ambos se centran en la entrega justo a tiempo.

Con la entrega continua, el equipo puede volverse más competitivo en el mercado.

Este beneficio se reitera por el hecho de que el sistema está enfocado en optimizar el flujo de trabajo entregado al cliente.

4. Tiempo de ciclo reducido

El tiempo que tarda un elemento de trabajo en recorrer el flujo de trabajo de su equipo se denomina tiempo de ciclo. El tiempo de ciclo es una medida o métrica clave para un sistema Kanban.

Al optimizar el tiempo del ciclo, tú y tu equipo pueden predecir la entrega de los resultados y el trabajo.

Es responsabilidad de todo el equipo asegurarse de que el trabajo avance a través del proceso de desarrollo con eficiencia.

La superposición de conjuntos de habilidades es una forma de acortar los tiempos de ciclo. Las habilidades compartidas permiten a los miembros del equipo realizar trabajos diversos. Esto también permite optimizar el tiempo del ciclo.

Por ejemplo, si hay un retraso en el flujo de trabajo, la responsabilidad de solucionar el problema se puede compartir entre los miembros del equipo y no recae sobre los hombros de ningún recurso en particular. Esto permite que el trabajo comience a fluir sin problemas más rápido.

5. Métricas visuales

Las herramientas visuales le permiten a tu equipo una descripción general que le permite ver cómo puede continuar mejorando. Al tener esa ayuda visual, se pueden identificar fácilmente los cuellos de botella y así rectificarlos más rápido.

Generalmente adoptado en los Modelos Kanban, los equipos utilizarán gráficos de control y diagramas de flujo acumulativos.

Cuadro de control

Se utiliza un gráfico de control para ver el tiempo de ciclo de un proceso. Con un gráfico de control, se mapea el tiempo que pasa cada problema en un estado particular durante un período de tiempo específico.

Se puede utilizar un gráfico de control para:

  • Medir cómo un cambio en el proceso afecta la productividad del equipo
  • Mostrar una descripción visual del desempeño del equipo a las partes interesadas externas
  • Analizar el desempeño del equipo de manera retrospectiva
  • Utilizar el rendimiento anterior para ver los objetivos cumplidos de tu equipo Kanban

Diagrama de flujo acumulativo

Los diagramas de flujo acumulativos te permiten a ti y a tu equipo visualizar el esfuerzo y el progreso del proyecto.

El diagrama de flujo acumulativo indica cómo se acumulan las tareas a lo largo del tiempo. El diagrama también muestra cómo se distribuyen estas tareas entre las diferentes etapas del proceso.

¿Cómo funciona el Modelo Kanban?

Visualizar tus tareas y flujo de trabajo en un tablero Kanban te permite comprender mejor tus procesos mientras tienes una descripción general de la carga de trabajo de tu equipo.

Esta ayuda visual permitirá identificar las áreas problemáticas si se presenta algun inconveniente. Por lo tanto, permite trabajar en los problemas para que el equipo marche en dirección correcta.

Jim Benson teorizó un tablero Kanban simple, uno que se enfoca en lo que son las reglas Kanban, es decir, limitar el trabajo en progreso y visualizar el trabajo.

Por otro lado, David Anderson identifica cinco componentes que cada tablero deberia tener.

1. Señales visuales

Los tableros Kanban tienen tarjetas visuales características. Estas tarjetas se utilizan para escribir los proyectos y elementos de trabajo de tu equipo. Por lo general, cada tarjeta alberga un elemento de trabajo o una tarea.

Una vez que estas tarjetas se colocan en el tablero, les da a los miembros del equipo, así como a otras audiencias (como las partes interesadas), una señal visual del trabajo.

2. Columnas

Otra característica distintiva de tales tableros son las columnas. Utiliza columnas en este tipo de tablero para indicar una actividad específica. Dado que las tarjetas representan tareas, deben fluir a través de las columnas (flujo de trabajo) hasta que se completen.

Estas columnas pueden ser tan simples o detalladas como se desee. Para el tipo más básico, se puede tener tres columnas o secciones principales en tu tablero. Por ejemplo, pendiente, en curso y terminado.

3. Límites de trabajo en curso

Por límites de trabajo en progreso, nos referimos al límite de tarjetas que pueden estar en una sola columna en un momento dado.

Esto asegura que si una columna alcanza su capacidad máxima con respecto a los límites de trabajo en progreso que se delega, el equipo debe concentrarse en hacer avanzar esas tarjetas en el flujo de trabajo. Esto debe hacerse antes de que las nuevas tarjetas puedan alcanzar el inicio del tablero.

Estos límites son esenciales para identificar cuellos de botella y maximizar el flujo.

Estos límites de trabajo en progreso también brindan una advertencia temprana si hay un trabajo que este por encima de las capacidades con respecto a los recursos que tiene el equipo.

4. Punto de compromiso

Cuando hablamos del método Kanban, es el momento en que el equipo adopta una idea y se inicia el trabajo en el proyecto.

5. Punto de entrega

El punto de entrega es la finalización del flujo de trabajo. Por lo general, este es el momento del flujo de trabajo en el que el producto o servicio se entrega al cliente.

El objetivo de tu equipo debe ser llevar las tarjetas a través del flujo de trabajo, desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega, lo más rápido posible.

El tiempo de espera es el tiempo transcurrido entre estos dos puntos. Como equipo Kanban, debes trabajar para disminuir este tiempo de entrega tanto como se pueda.

Herramientas para implementar el Modelo Kanban

Con el cambio en la cultura laboral, cada vez más organizaciones prefieren implementar sistemas en línea para promover el crecimiento y la ejecución de tareas de forma exitosa. Una forma de gestionar esto es invirtiendo en una herramienta Kanban.

Ciertas herramientas de gestión de proyectos incorporan metodologías Kanban y Agile en sus funciones. Por lo tanto, permiten crear tableros Kanban virtuales a los que todo el equipo puede acceder con facilidad.

Con todos tus proyecto en una sola plataforma que se engloba a través de la visualización del tablero Kanban, tu flujo de trabajo y los resultados seguramente mejorarán significativamente.

Conclusión

Tal vez estes interesado en la implementación del Modelo Kanban en tu empresa. Con cualquier implementación organizacional de este tipo, siempre es mejor tener más conocimiento y comprensión.

Consulta nuestras otras publicaciones de blog sobre el método Kanban que ayudarán con este cambio positivo en tu empresa.

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