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¿Qué es una Función en Excel?

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Actualmente existen muchos usuarios que utilizan la herramienta de cálculos de Microsoft Excel, y la ven muy práctica, incluso al usar las funciones de fórmulas. Sin embargo, puede que no sepas que es una función en Excel, así que The Digital Way te explicamos su concepto y algunos detalles sobresalientes.

Función en Excel

Una función en Excel, es una fórmula que está predeterminada o por defecto en el programa, que tiene una finalidad muy singular. El objetivo principal de esta es ayudar al oficinista o trabajador de Excel a gestionar de manera más rápida la formulación de cálculos avanzados.

También pudiéramos mencionar que una función en Excel se basa es realizar o mostrar de forma específica valores en una misma disposición. Esto permite que el trabajo se realice de forma automática, y claro con esta no tendrás que realizarlas de forma manual.

¿Qué funciones se pueden utilizar en Excel?

Para hacerla más práctica e intuitiva, la herramienta Excel permite tener un abanico de opciones de diferentes fórmulas para diversas situaciones. Estas fórmulas están clasificadas en distintos tipos, a continuación, te mostramos cuáles son las diferentes categorías que tienen estas funciones de cálculos.

  • Insertar Función: La modalidad principal que se encuentra a principio de las fórmulas es “Insertar Función” aquí podrá hallar fácilmente una función con la descripción que necesitas.
  • Funciones Lógicas: Estas funciones tienen como objetivo evaluar los argumentos por valor o calificación.
  • Fórmula para fechas y horarios: Está en particular tiene como finalidad gestionar de una manera más rápida actividades que conlleven datos con relación a tiempo, permitiendo tener estas actualizadas.
  • Función Autosuma: Para poder optar por funciones automáticas, autosuma permite acceder a las fórmulas más comunes y usadas.
  • Fórmulas de búsqueda y referencia: Como su nombre lo indica, podrás insertar una fórmula para encontrar resultados de búsqueda además de referencias.
Pestaña fórmulas y la biblioteca de funciones Excel
  • Funciones para actividades financieras y económicas: Para quienes tienen o poseen una empresa este renglón es muy práctico, ya que por medio de ella se pueden realizar cálculos par determinados factores como pagos, tasa de interés o préstamos.
  • Funciones trigonométricas y de matemáticas: Para trabajos que conlleven tareas con base en datos numéricos de aritmética o matemáticas podrás redondear los valores.
  • Fórmulas para el texto: En esta modalidad se logra realizar actividades con argumentos de texto como transformar mayúsculas o modificar textos.
  • Otras funciones de Microsoft Excel: Existen otras herramientas para formular funciones prácticas en actividades más complejas como es base de datos, estadísticas, ingeniería, compatibilidad, información y cubo. 

Dónde encontrar las funciones 

Para encontrar las funciones en Excel es muy sencillo, solo debes seguir los siguientes pasos que te mostraremos a continuación. 

Paso 1

Abra el programa de Excel y espere a que esta inicie.

Paso 2

En el renglón que se encuentra en la parte izquierda presione la opción “Nuevo” una vez hecho esto abrirá una hoja nueva.

Paso 3

En la parte superior de la hoja encontrara las distintas funcionalidades que posee Excel, allí encontrara la modalidad o pestaña “Fórmulas” allí podrás observar las funciones que se mencionaron anteriormente.

Paso 4

Cada una de ellas tiene un menú desplegable, donde podrá acceder a las distintas funciones que puede utilizar.

Paso 5

Finalmente, usted seleccionará la que requiera para realizar la actividad necesaria. 

Composición de una Fórmula en Excel

Cada función tiene una reseña en un orden establecido, que siempre debe mantenerse para obtener un resultado correcto. Ahora, la fórmula que se tiene como uso general para gestionar tareas en un documento Excel, es de la siguiente manera:

Composición de una función en Excel
  1. Contar o agregar un signo de igual (=).
  2. A continuación, tendrá que definir una función (SUM) especifica. Por consiguiente, tendrá que usar una de las funciones que explicamos en el apartado anterior.
  3. Finalmente debe ingresar los factores que componen la fórmula, en pocas palabras agregar los datos que forman la función.

Por ese motivo, es importante que conozcas en detalles las partes de una fórmula, y como diseñarlos, con el objetivo de calcular valores específicos.

Contenido básico de una función en Excel

A la hora de crear una función debes recordar que siempre los argumentos van en paréntesis, para identificar los valores únicos de las celdas. La forma de hacerlo es muy sencilla cuando hablamos del aspecto básico o de inicio, pero es de mucha utilidad.

A continuación, te mostramos dos ejemplos de cómo se determina los factores que componen las fórmulas en Excel de una muy forma sencilla.

  1. Uso de los dos puntos: Primero debemos calcular un rango de celdas en la hoja, y usarías los dos puntos (:) y seria de esta forma =PROMEDIO (E19:E23) .
  2. Empleo de las comas: Ahora el siguiente signo a usar serían las comas (,) esta es para separar los valores únicos, parámetros de celdas y categorías de celdas puestos en paréntesis. Entonces quedaría de la siguiente forma =COUNT (C6: C14, C19: C23, C28).

Cómo diseñar una Función en Excel

Como ya hemos desarrollado durante este artículo, The Digital Way tiene como objetivo ayudarte a tener todo a la mano para poder usar mejor Excel. A continuación, te mostramos como hacer una fórmula con base en lo básico, y tomando en cuenta lo mencionado anteriormente.

  1. Defina la celda en la que deseas tener la respuesta de la función, en este caso usarías B:10.
  2. Ahora deberás escribir el signo igual (=) para que posteriormente describa el nombre de la misma, usando la función “SUMA”.
  3. Luego abrirá y cerrara el signo de paréntesis (), subsiguientemente presionara clic en medio de los paréntesis para poder ingresar los datos de la función. Un factor que notaras es que se mostraran todas las celdas que han sido seleccionadas para esta función.
  4. Por último, presione “Enter” y automáticamente te mostrará el resultado de las cantidades que usted tenga en las celdas.

Uso de la Biblioteca de funciones

Para explicar este apartado usaremos un ejemplo muy sencillo, para que puedas comprender como usar efectivamente una función en Excel.

Usaremos el ejemplo de un comerciante o una empresa de productos, que necesitan de tener un control sobre la entrada y salida de los productos.

  1. Elija una celda donde saldrá la respuesta, como por ejemplo E3.
  2. Presione la pestaña que dice “Fórmulas” y seleccione “Biblioteca de Funciones” luego sitúe la categoría “Fecha y Hora” para continuar con el ejemplo.
  3. Ahora podrás escoger del menú desplegable la opción DIAS.LAB. Esta función permitirá llevar un conteo de los días en que se realiza un pedido a la fecha en que se recibe.
  4. Posteriormente verás un cuadro titulado “Argumentos de función” donde deberás ingresar datos como <Fecha_inicial> allí pondrá C3, y luego en la casilla <Fecha_final> e insertara la misma función C3.
  5. Finalmente para guardar los acciones aplicadas, presione la opción “Aceptar” y observarás los resultados en las celdas elegidas.

Insertar Función

A continuación, te mostramos como insertar una función en una hoja o tabla dinámica Excel, como ya lo hemos hecho anteriormente, serán pasos muy sencillos.

Insertar función en Excel
  1. Para empezar debes seleccionar una celda dónde aparezca la respuesta o el resultado, por poner un ejemplo usa C3.
  2. Ahora debes seleccionar la pestaña “Fórmulas” y elige “Insertar Función”.
  3. Luego aparece un cuadro de “Insertar Función” en esta deberás realizar una descripción de la tarea que deseas aplicar, una vez descrita, presiona “Ir”. Para seguir con nuestro ejemplo de ejercicio usa la función “Contar celdas con texto”.
  4. Ahora revisa la eficiencia de la tarea presionando en opciones y lee la sinopsis que se encuentra en la parte baja del cuadro.
  5. Cundo ya encuentres la tarea presiona la opción “Aceptar”.
  6. A continuación, aparecerá un cuadro llamado “Argumentos de Función” aquí tienes que ingresar el puntero del mouse en el primer campo y seleccionaras las casillas que necesites puede ser de la (A:6-A:23).
  7.  Para concluir presiona la opción “Aceptar” y verás el resultado de la aplicación de la función seleccionada.

¿Por qué son importantes las funciones en Excel para nosotros?

La empresa de Microsoft desarrolladora del programa Excel comenzó con un objetivo singular, ya que con esta se puede trabajar con datos numéricos. Así mismo facilitar a todos los que usan este programa a efectuar actividades desde lo más complejo a lo más básico.

En el portal web The Digital Wey entendemos, que para hacer un mejor uso de esta herramienta, desarrollamos un curso de modelización y análisis Excel. También podrás ver como el contenido de esta página pone de relieve la importancia que tiene Excel en empresas, colegios, universidades y entes públicos. 

El valor e importancia de Excel en las actividades

Por otro lado, nuestra intención es darte una guía práctica e intuitiva al respecto, por ello verás que nos esforzamos por aplicar un texto sencillo. Queremos hacer ver que para manejar datos de forma automatizada con Excel podrás gestionar actividades que por lo general van en aumento de manera numérica.

Y recuerda que las funciones de Excel siempre serán una herramienta muy útil para poder llevar a cabo actividades relacionadas con el trabajo o la universidad.

Esperamos que este artículo te sea de mucha utilidad, además podrás buscarlo siempre que lo necesites para poder recordar ideas fundamentales. Así mismo, al poner en práctica los ejemplos que colocamos de forma más seguida te volverás un experto, así que no dudes en hacerlo.