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RPA: ¿Estamos preparados?

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RPA: ¿Estamos preparados?

La automatización robótica de procesos (o RPA) es una tecnología diseñada para automatizar los procesos comerciales que se basan en reglas, están estructurados y son repetitivos, lo que libera a las personas para que se concentren en actividades comerciales de mayor valor agregado.

RPA es parte de un cambio más amplio hacia la automatización, en medio de una “tormenta perfecta” de tecnología que abarca IA, Machine Learning, Big Data, robótica e Internet de las cosas IoT.

Este movimiento hacia una mayor automatización afectará a todas las industrias. De hecho, los analistas de Gartner han pronosticado que el 85% de las grandes organizaciones habrán implementado alguna forma de RPA para 2022.

Entonces, si aún no has considerado el impacto potencial de la RPA en tu negocio, ahora es un buen momento para hacerlo. Este artículo te ayudará a comenzar.

RPA explicado en un minuto

Cuando hablamos de RPA, no nos referimos a los tipos de robots que son comunes en los entornos de fabricación. RPA tiene que ver con robots de software, o software que se implementa para realizar tareas digitales repetitivas, como capturar o ingresar datos.

RPA se trata de minimizar el tiempo dedicado a las actividades de rutina que actualmente realizan los humanos. La idea es mejorar la productividad, reducir las tasas de error humano y liberar a las personas para que realicen el trabajo de mayor valor que aún no pueden realizar los robots.

La RPA no debe considerarse como un proceso nuevo; RPA se trata de complementar o mejorar los sistemas y aplicaciones existentes

Como generalmente requieren pocos cambios en la infraestructura física, los procedimientos de RPA pueden ser relativamente baratos de implementar, y los beneficios de liberar una gran cantidad de tiempo del personal y reducir las tasas de error pueden superar rápidamente el gasto. Esta es la razón por la que la RPA a menudo se considera una ganancia rápida.

Prepara tu negocio para esta tendencia tecnológica clave

Al igual que todo lo relacionado con el cambio tecnológico, los líderes empresariales a menudo pueden quedarse rascándose la cabeza, preguntándose cómo se relaciona la nueva tecnología con su negocio y qué pasos prácticos deberían tomar ahora para prepararse. Si estás en el mismo barco, te recomiendo seguir estos cinco sencillos pasos:

Paso 1. Infórmate

La educación es una parte vital de la preparación para el cambio. Afortunadamente, hay algunos recursos fantásticos relacionados con RPA en línea que puedes usar para ponerte al día.

Por ejemplo, el proveedor de soluciones RPA UiPath ha creado una academia en línea con varios cursos de formación gratuitos. Estos cursos se clasifican de acuerdo con los roles que deben cumplirse para implementar RPA (como analista de negocios o gerente de implementación), y cada uno cubre un paso específico del viaje hacia la RPA.

Paso 2. Comprender qué tipos de procesos pueden y no pueden automatizarse

Por lo general, las tareas más adecuadas para RPA se relacionan con el “trabajo rutinario”, es decir, cualquier trabajo que implique una gran cantidad de acciones repetitivas, como abrir y buscar registros, transferir datos entre diferentes ubicaciones digitales y clics repetitivos del mouse.

Este tipo de tareas son los principales candidatos para la automatización. En el otro extremo de la escala, los trabajos que involucran pensamiento creativo y toma de decisiones humanas generalmente no son adecuados para la automatización.

Paso 3. Limita las tareas a automatizar

El hecho de que algo pueda automatizarse no significa que deba hacerse. Aquí, deberás identificar cuáles, de todas las cosas que es posible automatizar, son tus prioridades clave.

Es recomendable centrarse en aquellas tareas que ayudan a tu organización a lograr sus objetivos generales, pero que actualmente consumen una cantidad desproporcionada de tiempo de los empleados. Por lo general, es una buena idea buscar primero “ganancias rápidas”, ya que estas ayudarán a establecer la utilidad de la RPA.

Paso 4. Investigar las soluciones y herramientas disponibles

Una vez que hayas decidido las mejores formas de implementar RPA en tu organización, puedes comenzar a investigar las tecnologías que están disponibles y los socios potenciales con los que puedes necesitar trabajar para crear una implementación exitosa.

También deberás pensar en la infraestructura tecnológica existente en esta etapa. Por ejemplo, ¿los sistemas están construidos de una manera que permita implementar RPA sobre ellos? ¿Y qué necesitará tu fuerza laboral actual para aprovechar al máximo el tiempo y las oportunidades nuevas que se les ofrecerán?

Paso 5. Elije tu socio de RPA

De todas las soluciones disponibles, ¿cuál se adapta mejor a tus necesidades? Al sopesar diferentes proveedores, busca aquellos con un historial comprobado en la industria y aquellos que puedan ayudarte a administrar el elemento humano del cambio entrante, ya que sin duda será un elemento crítico del proceso de automatización.

La automatización de procesos robóticos es solo una de las 25 tendencias tecnológicas que están transformando nuestra sociedad.

10 ejemplos asombrosos de RPA en la práctica

RPA ayuda a las empresas de numerosas industrias a completar una amplia variedad de tareas, existen cientos de excelentes ejemplos de RPA. Aquí hay solo 10 de ellos:

1. Operaciones de Call Center

Muchas de las solicitudes de los clientes, recibidas por los centros de llamadas se pueden respaldar con tecnología RPA; Las consultas y soluciones comunes para los clientes se pueden proporcionar a los agentes humanos a través de un panel.

RPA puede ayudar a consolidar toda la información sobre un cliente en una sola pantalla, de modo que los agentes tengan toda la información que necesitan de múltiples sistemas para brindar un servicio ejemplar.

2. Migración / ingreso de datos y procesamiento de formularios

A menudo, los empleados deben extraer información relevante de los sistemas heredados para tener los datos disponibles para los sistemas más nuevos. RPA puede respaldar este proceso manual y completarlo sin introducir errores humanos.

Cuando los formularios en papel deben transferirse a formato digital, una solución RPA puede leer los formularios y luego introducir los datos en el sistema, lo que permite que los humanos puedan hacer otras cosas.

3. Administración de reclamos

En salud y seguros, la RPA se utiliza para ingresar y procesar reclamos. Las herramientas de RPA pueden hacer esto más rápido y con menos errores que los humanos. La tecnología también puede identificar diferentes variables relacionadas con los procesos propios de estas empresas.

4. Ingreso de empleados

RPA proporciona la solución perfecta para asegurar que todos los empleados estén incorporados según el proceso establecido y que reciban toda la información necesaria para cumplir con los lineamientos de la empresa.

5. Soporte Técnico

Como primera línea para abordar los problemas técnicos de los usuarios, RPA puede ayudar a disminuir la carga de trabajo del equipo humano al ocuparse de los problemas sencillos y repetitivos.

Estos problemas de soporte técnico de nivel uno, son simples, pero requieren mucho tiempo. Además, las pruebas de diagnóstico periódicas de los sistemas informáticos de una empresa realizadas por bots ayudarán al personal de TI humano a adelantarse a los problemas.

6. Apoyar el proceso de ventas

Cualquier división de ventas puede mejorar tareas administrativas como actualizar el sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM), introducir datos del cliente en el sistema de facturación e ingresar datos en métricas de ventas y sistemas de monitoreo. La automatización robótica de procesos se puede utilizar para optimizar cada una de estas actividades.

7. Sistemas de citas

La programación en línea de citas médicas se puede mejorar con la tecnología RPA. Los bots pueden recopilar todos los detalles del paciente, como información del seguro, solicitud de citas, preferencias de ubicación y más para hacer que la programación de citas sea más eficiente.

8. Solicitudes de tarjetas de crédito

Hoy en día, los bots están detrás de escena procesando la mayoría de las solicitudes de tarjetas de crédito. Se pueden programar para manejar fácilmente todos los aspectos del proceso, desde recopilar información y documentos, realizar verificaciones de antecedentes y crédito y, en última instancia, decidir si el solicitante es digno de recibir crédito y emitir la tarjeta real.

9. Gestión de gastos

La mayoría de las empresas requieren que sus empleados ingresen detalles en los informes de gastos, como el nombre de la empresa, los datos y las cantidades, estas son tareas que un bot de RPA puede extraer automáticamente de los recibos.

10. Extraer datos de varios sitios web para encontrar la mejor oferta

Ya sea que estés buscando viajar o comprar un vehículo o deseas obtener la mejor oferta, la tecnología de RPA puede ayudarte a que esto suceda al seleccionar datos de sitios web, compararlos y mostrarte la mejor oferta.

Es de esperar que estos diez ejemplos te den una idea de cómo se utiliza la RPA en la práctica hoy en día y, tal vez te motiven a incursionar en tan asombroso mundo.

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