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Soluciones RPA: Todo lo que deberías saber antes de aplicarlas

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En la actualidad, numerosas empresas buscan implementar herramientas de soluciones RPA, con el objeto de mejorar sus procesos gracias a los beneficios que ofrece la automatización. Según el portal Statista, el valor de mercado de RPA pronosticado para el año 2023 vale más de $ 10 mil millones.

A pesar de que los bots de software se implementan cada vez más a menudo, incluidos TI, el sector de servicios y varias verticales, como con cualquier tecnología; la implementación de soluciones RPA en las empresas conlleva sus propios desafíos. En ocasiones, las organizaciones que no indagan a profundidad antes de implementar la RPA, se encuentran con ciertos obstáculos que en algunos casos, se traducen en una falla total del sistema y su aplicación. Sin embargo, esto no se debe a un defecto inherente a la tecnología, sino a las metodologías ineficientes y los mitos sobre estas nuevas tecnologías.

 

¿Por qué necesita aplicar soluciones RPA en su organización?

Antes de implementar soluciones RPA en su empresa, es importante que sea especifico en cuanto a sus objetivos y de qué forma le beneficiaría utilizar estas soluciones, en sus procesos organizativos. Si aún presenta dudas, estas interrogantes pueden ayudarle en a definir su porqué:

 

  • ¿Qué le gustaría lograr implementando soluciones RPA en su negocio?
  • ¿Existen procesos que no requieran intervención humana? Estos se pueden automatizar fácilmente de forma desatendida.
  • ¿Sus empleados realizan constantemente una tarea administrativa que no necesita juicio?

 

Identifique todos los procesos de su sistema y cómo puede mejorarlos

Es importante destacar que las soluciones de RPA no pueden reparar los procesos que ya se encuentren afectados en su organización. La RPA le ayudará a hacer de un proceso ineficiente y tedioso, uno más rápido de realizar.

Identifique y rectifique los cuellos de botella de sus procesos antes de considerar las soluciones de RPA. Analice las actividades de sus empleados, por ejemplo, la navegación entre aplicaciones, llenado de formularios, copiar y pegar datos, el tipo y orden de las tareas. Una inmersión tan profunda resaltará las brechas en la productividad, así como los procesos que están optimizados. Al utilizar la plataforma de BPM adecuada para optimizar los procesos, puede comprender el proceso correcto ideal para la automatización.

 

Especifique qué procesos son óptimos para aplicar las soluciones RPA

Las organizaciones que están ansiosas por implementar RPA en sus operaciones deben pensar sabiamente y elegir procesos o parte de ellos después de evaluar los criterios que miden los parámetros clave del proceso para llegar al correcto y que, a su vez, sea óptimo para la automatización.

Automatizar un proceso que es complejo o que requiere juicio humano puede implicar contratiempos. Es importante comprender el potencial de la RPA y los casos de uso en los que las soluciones RPA pueden ayudarle:

 

  • Labores repetitivas que son fácilmente propensas a errores humanos
  • Tareas que se basan en un conjunto claro de instrucciones o reglas: los bots de software son incomparables cuando se trata de seguir las reglas del tipo si / entonces.
  • Aquellas que requieren poco o ningún esfuerzo humano: tareas como completar formularios, mover archivos, cálculos, por nombrar algunos.
  • Asignaciones de alto volumen: si sus empleados dedican la mayor parte de su tiempo a introducir datos en el sistema, es ideal para la automatización.
  • Importancia: elija una tarea que tenga el mayor impacto en su negocio cuando se automatice.

Si sus empleados tienen que realizar este tipo de tareas de forma repetitiva, es mejor delegarlas en los robots de software. En tales casos, les está evitando realizar labores que les impiden emprender otras más creativas.

 

Automatización asistida vs. automatización desatendida

La automatización desatendida es aquella en donde los trabajadores digitales pueden encargarse perfectamente de la tarea. Ejemplifiquemos este caso: en un banco, cuando un cliente se acerca con una solicitud de préstamo, uno de los primeros pasos es recuperar la información del cliente de la base de datos del banco. Esto implica extraer información de varias fuentes. Este proceso se puede automatizar fácilmente mediante bots.

Por otro lado, la automatización asistida es donde los bots de software o los trabajadores digitales trabajan mano a mano con los empleados. Siguiendo con el mismo ejemplo de proceso de solicitud de préstamo, el proceso puede automatizarse hasta la tarea en la que el gerente usa su criterio para sancionar el préstamo a un cliente.

 

Seleccione y delegue a sus equipos

Finalmente ha revisado todos los pasos y ha decidido adoptar soluciones RPA, para su negocio. Ahora, debe elegir qué equipo o empleado debe participar en el proceso de transición y adaptación de la automatización. Es importante destacar que su estrategia de RPA debe estar alineada tanto a nivel organizacional como a nivel de equipo.

Para empezar, vocifere acerca de cómo las iniciativas de RPA pueden ayudar al equipo y su distribución de tareas, para que así reciban el cambio de manera positiva.

La adopción de nueva tecnología puede resultar difícil para las organizaciones que están acostumbradas a hacer las cosas de cierta manera. La empresa y sus partes interesadas deben estar alineadas con la necesidad de automatización y sentirse positivos (deben estar convencidos de los beneficios) antes de aventurarse en un proyecto de RPA.

 

Haga una inmersión profunda antes de elegir una solución

Cuando se trata de elegir la solución RPA ideal para su negocio, asegúrese de que la herramienta se pueda integrar sin problemas con sus sistemas heredados existentes. Cuando investigue sobre el proveedor potencial, verifique si la implementación de la herramienta garantizará una fácil incorporación de su equipo con la capacitación adecuada. Muchas plataformas de RPA de bajo código disponibles en el mercado facilitan la implementación.

 

Busque el proveedor de soluciones de RPA adecuado para usted

Si no hay expertos en RPA a bordo, es hora de contratar a alguien que sea el mejor en eso. Al elegir un proveedor de soluciones RPA experto, sus equipos pueden capacitarse rápidamente a partir de la amplia experiencia con la que cuentan los proveedores. A veces, solo las soluciones RPA pueden no ser suficientes. Tendría que aprovechar otras tecnologías como la gestión de proyectos comerciales, el reconocimiento óptico de caracteres y el análisis para escalar y automatizar los procesos comerciales de un extremo a otro.

Recuerde: Las soluciones de Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) están diseñadas para potenciar la productividad, mejorar la precisión y ayudar a su empresa a expandirse, delegando las tareas manuales y repetitivas en robots.

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