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Tablas dinámicas en Excel

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Las tablas dinámicas son recursos potentes que ayudan a flexibilizar el procesamiento de datos, permitiendo sintetizarlos, agruparlos y abordarlos de forma más simple.

Excel es una herramienta de Microsoft Office que nos ofrece gran variedad de funciones para simplificar el manejo de datos.

¿Necesitas aprender a trabajar con tablas dinámicas pero piensas que son muy complicadas? No te preocupes, a continuación, te presentamos un mini tutorial en el que podrás abordar rápidamente el proceso.

Con esta pequeña revisión podrás crear y modificar una tabla dinámica, empleando un ejemplo sencillo, ¡manos a la obra!

Generando una tabla dinámica

Si tuviésemos una serie de datos que compilar, una tabla dinámica sería útil para realizar formulas, filtrar por categorías, realizar cálculos simples, etc.

Acá observamos un ejemplo con datos basado en las ventas hipotéticas de una tienda y los aspectos a considerar son vendedor, tipo de producto, precio, jornada de trabajo y horario.

Texto para crear tabla dinámica

Como podemos ver, generar una tabla dinámica con estos datos nos permitirá analizarlos y sacar conclusiones.

Para insertar la tabla, nos ubicamos en cualquiera de las celdas, le damos al menú insertar y luego tabla dinámica.

Creando una tabla dinámica

En el cuadro de diálogo mostrado aparece el rango y el lugar a elegir para colocar la nueva tabla: en una hoja de calculo nueva o la hoja actual.

Seleccionamos este ítem y aceptar.

Una vez creada la tabla, vamos a ver las diversas categorías que tenemos para trabajar en ella.

Campos de la tabla dinámica

El menú que aparece a la derecha corresponde a los campos de la tabla, tenemos los campos que aparecen en las columnas y el área de trabajo que contiene 4 ítems:

Campos de tabla dinámica
  • Filtros: Este campo permite categorizar y restringir la información vista.
  • Columnas y filas: Son básicamente la forma en la que queremos mostrar los campos. Sirven más que todo para que podamos observar los datos de la forma que mas nos guste.
  • Valores: Mostrará el total del cálculo realizado en las filas o columnas seleccionadas. Esto posibilitará totalizar, sumar, expresar en porcentajes, visualizar subtotales, etc. Las operaciones que podemos realizar en este campo son bastante amplias.

Suponiendo el ejemplo empleado, imaginemos que necesitamos saber las ventas que ha realizado cada uno de nuestros vendedores por categoría.

Para ello colocaríamos el vendedor en el campo columna o fila, acá por ejemplo lo colocaremos en fila.

La categoría, es decir, el tipo de producto vendido, podemos ponerla en el campo fila o columna. Coloquémosla en fila.

El campo de precio lo traemos a valores, esto automáticamente nos hará la suma de los mismos.

Estos cambios permitirán que nuestra tabla se vea más o menos de esta forma:

Como observamos, podemos ver el total de ventas de cada vendedor sumado según cada categoría.

Es decir, en este ejemplo la tabla nos permite ver que tantas ventas en camisas y zapatos ha tenido Andrea, Ana, Joaquín y Pedro.

¿Genial, no?

Desde el punto de vista administrativo esto permitiría obtener conclusiones útiles, por ejemplo: Rendimiento del vendedor, producto más vendido, entre otros.

Continuando con las demás funciones, tenemos el filtro.

Filtrar nos permitirá sesgar datos.

Por ejemplo, si quisiéramos saber cuáles de estas ventas se han realizado durante el fin de semana, colocando el campo jornada en el área de filtros, podemos ver cuales ventas fueron el fin de semana y cuales entre semana.

Veamos:

Allí encontramos que en la celda H, en el lugar que dice “todas” al lado de, si desplegamos esta lista pueden observarse las categorías que estamos usando: fin de semana y diario.

Si seleccionamos uno u otro, podemos ver las ventas del fin de semana o del resto de la semana respectivamente.

Por ejemplo, seleccionemos “finde”:

Fíjate que podemos ver solo las ventas del fin de semana totalizadas. Esto simplifica mucho más la expresión de datos.

Otra forma de hacerlo para que pueda verse de una vez ambas jornadas, sería pasar el campo “jornada” al área columnas:

Práctico ¿cierto?

Nuevamente observamos una forma más de agrupar datos, lo cual permite obtener varios ángulos para el análisis de información numérica.

Recomendaciones de uso para una tabla dinámica

El empleo de tablas dinámicas tiene muchos aspectos que podemos ampliar, sin embargo, en este articulo queremos darte los tips para que puedas trabajar de la forma más práctica.

De esta manera podrás comenzar a usar las tablas aplicando técnicas sencillas, dejando las funciones más elaboradas para ampliaras en otra ocasión.

Algunos tips para el manejo de tablas dinámicas los podemos resumir de la siguiente forma:

Tabla dinámica y configuración de campo valor

Si observamos las etiquetas dentro de los campos, vemos que en la esquina inferior derecha cada una tiene una lista desplegable.

Modificar los valores es importante para verificar la manera de observarlos: bien sea como porcentajes, valores, promedios, etc.

En la lista desplegable del campo suma, podemos modificar la manera como se observa el campo valor. Veamos:

Al pinchar en configuración del campo valor veremos una ventana que nos muestra dos opciones: resumir valores por y mostrar valores como:

En resumir valores por vemos la manera como se puede expresar el campo valor, bien sea en suma, recuento, promedio, etc.

Si hacemos el ejemplo expresando los datos en forma de promedio, se vería de la siguiente forma:

Por otra parte, en mostrar valores como, hay varias maneras de expresar el calculo: Según el porcentaje del total general, del total de columnas, etc.

Si expresáramos los datos como porcentaje del total general se vería de la siguiente forma:

Formato de numero en tabla dinámica

También podemos modificar el formato de los datos numéricos.

Haciendo clic en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo, configuración del campo valor donde dice formato de celdas, podemos ver el siguiente panel:

Si cambiáramos la configuración para ver los números como “moneda – EURO” se observaría de la forma siguiente:

Filtros en tabla dinámica

Podemos filtrar cualquier tipo de dato que tengamos en la tabla.

Con este ejemplo que estamos usando, podríamos filtrar para ver ventas de un solo vendedor, de un solo turno, de un solo horario, etc.

Si quisiéramos ver exclusivamente las ventas de un solo empleado, faltaría con llevar el campo “vendedor” al lugar de filtros, luego ir a la tabla, y modificar.

Esta forma de emplear el filtro nos da opciones para ver todos los vendedores, seleccionar uno solo, seleccionar dos, etc.

Para ello, solo debemos escoger si queremos ver uno solo o varios, así marcar o no la casilla seleccionar varios elementos, y observar como queda.

Veamos:

Acá observamos como se ven solo las ventas de Pedro, tanto en turno diario como en finde.

Subtotales en tabla dinámica

Crear subtotales de los valores expresados es otra forma de agrupar la información.

En las tablas dinámicas, podemos crear subtotales pinchando en una celda de la tabla y posteriormente, dando clic en el apartado diseño en la parte superior de Excel.

En este menú vamos a observar las opciones: No mostrar subtotales, mostrarlos en la parte superior o inferior del grupo.

Si por ejemplo escogiéramos verlos en la parte inferior del grupo se vería de la siguiente forma:

Observamos que de esta manera, habrá un total de ventas para cada vendedor y luego un total general.

Diseño de tabla dinámica

Otro de los tips que debemos conocer para mejorar nuestras tablas dinámicas es como modificar su diseño.

En el panel de la parte superior podemos ver los distintos estilos y modelos.

Bastará solamente que escojas uno que se adapte a tus gustos.

Conclusión

Como hemos visto, realizar una tabla dinámica en Excel no es nada difícil.

Es suficiente con conocer un poco la herramienta, tener los datos disponibles y definir la forma en la que quieres organizarlos según los resultados que desees tener.

Las tablas dinámicas funcionan de manera distinta según la plataforma o el sistema operativo que se emplee para manejar Excel. El ejemplo estudiado podemos practicarlo directamente en Windows.

Una tabla dinámica nos permite decidir como queremos estructurarla y qué valores podemos usar.

Las perspectivas que podemos plantear son infinitas y sea cual sea la que escojamos, el contenido no se altera.

Si observamos tablas con gran numero de celdas y contenido, veremos que sacar cálculos, obtener conclusiones y razonamientos con los datos expresados de esta forma es un poco difícil.

En cambio una tabla pivote o dinámica va a comprimir la información y nos dará sencillez y practicidad de manera rápida.

Aquel mito de que Excel era un programa pesado y complejo de manejar ha quedado totalmente en el pasado.

Todas las herramientas que nos ofrece son claro ejemplo de que es un recurso creativo y valioso para controlar todos los proyectos que queramos realizar.

Esperamos que te haya sido útil la información dada en este pequeño tutorial. No olvides que si quieres ampliar tus conocimientos y continuar practicando para volverte un experto en Excel, puedes consultar nuestro Curso de Análisis y Modelización en Excel.

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